Domine sua Produtividade: Desvendando o Poder do Método GTD para um Indivíduo Mais Organizado

No nosso último artigo, destacamos a importância vital das listas de tarefas para que você se torne um indivíduo mais organizado.

Mencionamos um guia completo sobre como otimizar suas listas de tarefas por contexto, tempo e prioridade. Se você ainda não conferiu, é altamente recomendado que você acesse e aprenda a fundo essas estratégias.

Pronto? Se você prosseguiu com a leitura, estou presumindo que você dedicou um tempo para absorver o conteúdo anterior e voltou para cá.

O conhecimento que você acabou de acessar é profundamente influenciado por uma metodologia amplamente popular para aumento da organização e produtividade pessoal: o Getting Things Done (GTD), do renomado autor David Allen.

O mínimo que você precisa saber sobre o GTD é o que vamos explorar agora.

Este é aquele momento especial em que eu peço para que você pegue seu caderno e sua caneta.

A esta altura, você já deve ter um caderninho dedicado para anotar todas as dicas da série de produtividade, certo?

Então, por favor, anote as palavras mágicas: coletar, processar, organizar, rever e fazer.

O que isso significa? Lembre-se que, no artigo anterior, demos a dica de ter mais organização com listas.

A primeira ideia era registrar todas as tarefas, seja no papel ou no computador. Essa é a fase de coleta.

E não é para gastar muito tempo aqui; precisa ser rápido. Nada de escrever uma redação completa. Vamos anotar tudo usando poucas palavras.

O que queremos alcançar é uma coleta de informações, tirando tudo da cabeça e colocando no papel, em uma “caixa de entrada”.

Já vou te explicar o que é a caixa de entrada em breve.

A fase de coleta serve para registrarmos tudo que diz respeito à vida profissional, familiar, afazeres da casa, tarefas acadêmicas, e deixar tudo em um lugar onde iremos processar.

Processar significa olhar para aquilo que acabamos de coletar e fazer uma rápida análise. De novo, sem gastar muito tempo.

Você vai ler rapidamente as informações e se perguntar: “Hum, este item aqui é algo que consigo realisticamente realizar em 2 minutos ou menos?”.

Caso a resposta seja sim, então faça agora! Não faz sentido empurrar isso para depois.

Se for algo que demore mais do que isso, então você continua processando, ou seja, vai organizar essa tarefa dentro de uma lista específica, com um certo contexto e uma certa hierarquia.

Organizar é essencial porque é a hierarquia que vai ajudar você a saber qual tarefa realizar primeiro, qual é a próxima e assim por diante, um passo de cada vez.

E você precisa continuar organizado; não adianta fazer tudo isso uma única vez na vida.

Conforme novos eventos e compromissos surgem, você olha para as novas pendências e vai coletar — ou seja, sempre direcionando para sua caixa de entrada, que é onde você vai processar depois.

A parte mais importante de todas é colocar a mão na massa: é fazer.

Você executa as atividades que são muito rápidas de serem realizadas e também aquelas que são prioritárias, dependendo do contexto.

Por exemplo, se está no trabalho envolvido com um projeto, você procura quais são as prioridades daquele projeto e as executa.

Repare que a maior parte do seu tempo aqui é no fazer. Coletar, processar, organizar — isso é tudo muito rápido.

Você não quer desperdiçar seu tempo nisso, e com a prática, você ganha velocidade.

Por fim, há pessoas que gostam de fazer uma revisão de tudo isso no final de semana.

Elas olham para a lista de entrada, fazem as fases de processamento e organização. Isso tudo é rever, e é necessário para manter a “casa” em ordem.

Pronto, este é o mínimo que você precisava para entender o fluxo do GTD. Vamos continuar avançando.

Crie Listas Diferenciadas para Funções Específicas

Anote em seu caderno as diferentes listas sugeridas pelo GTD:

• Caixa de Entrada: Mencionada rapidamente na fase de coleta.
  Tudo o que demandar mais de 2 minutos deve ir para a caixa de entrada para ser processado depois.
  O que você consegue realizar em 2 minutos ou menos, realisticamente, não vale a pena jogar na caixa de entrada; é melhor fazer imediatamente.
• Lista de Projetos: Já dei essa dica anteriormente: se você sente que algumas tarefas são muito difíceis ou demoram muito para serem realizadas, você precisa quebrá-las em pedaços menores.
• Lista de Próximas Ações: Conforme você processa, perceberá que existem algumas ações simples, “órfãs”, no sentido de que não estão atreladas a nenhum projeto ou data específica.
  Use esta lista para organizá-las e marque o contexto ao qual se referem. No próximo artigo, explico mais sobre o conceito de contexto.
• Calendário: Uma dica valiosa: não anote qualquer coisa no calendário.
  Registre apenas o que tem uma data e hora marcadas, algo que precisa ser agendado, como um check-up médico anual.
  Há pessoas que sobrecarregam o calendário desnecessariamente com atividades que, na verdade, poderiam ser melhor administradas em outras listas.
  O calendário é apenas para compromissos agendados.
• Lista do Talvez um Dia Desses: Esta é uma lista especial para você “empilhar” aquelas várias tarefas que você tem vontade de fazer, mas não tem certeza se vai realizar agora.
  Então, “talvez um dia desses”, você as anota lá.
• Lista de Espera: Se você trabalha em equipe e costuma delegar tarefas, esta lista é essencial para poder acompanhar o que está sendo realizado por outros.
  Mas também pode ser usada para coisas do dia a dia, como “estou esperando meu primo Roberto me devolver aquela caixa de ferramentas que emprestei”.
• Lista de Referência: Esta é bastante útil.
  Há momentos em que você encontra uma referência, uma ideia, uma informação, um vídeo ou um link valioso, e nada disso representa uma ação a ser processada.
  Contudo, você quer manter por perto para não perder. Quer isso como uma referência.
  Então, você vai arquivando de forma organizada. Existem ferramentas digitais e métodos avançados que auxiliam na gestão de referências.

Se você achou tudo isso muito complicado, calma! Na próxima semana, continuaremos a apresentar o método GTD.

Há muito mais para falarmos: contextos, revisões, projetos e muito mais.

Enquanto isso, continue explorando como aprimorar sua organização pessoal.

Seja aprofundando o estudo ou buscando ferramentas que simplifiquem a gestão de múltiplas listas, o importante é manter-se em movimento.