Produtividade Máxima: Comece Pelo Mais Difícil e Vença a Procrastinação

Você se sente sobrecarregado? A lista de tarefas parece interminável? Não importa quantas técnicas de produtividade você domine ou quantas ferramentas utilize, sempre surgem mais coisas para fazer.

Entre as responsabilidades do trabalho, a vida pessoal, a diversão, a busca por atualização e o desejo de acompanhar redes sociais, séries e livros, o tempo nunca parece ser suficiente. O tempo que você ganha com a produtividade parece ser preenchido por novas demandas. É um ciclo sem fim.

A única forma de retomar o controle do seu tempo e da sua vida é focando no mais importante. Essa é a essência do que muitos chamam de “engolir o sapo”. Basicamente, trata-se de realizar primeiro e com excelência a tarefa mais importante do seu dia, ignorando, temporariamente, todo o resto.

Neste artigo, vamos explorar como essas ideias podem ser aplicadas no seu dia a dia para transformar a sua produtividade.

Aprenda a Engolir o Sapo Todo Dia

Um famoso pensador sobre produtividade costumava dizer que, se você tiver que comer um sapo, tudo ficará muito mais fácil depois. A ideia de “engolir o sapo” é tão fundamental que inspira o título de uma obra influente sobre o tema.

Se você começar o dia fazendo a tarefa mais difícil e importante primeiro, esse hábito consistente vai elevar sua produtividade e performance, colocando-o à frente de 99% das pessoas.

Mas como identificar essa tarefa? Se você acha difícil decidir qual das várias tarefas do seu dia é a mais crucial, use este truque: a tarefa mais importante é aquela que você mais está enrolando para fazer.

Essa resistência em iniciar uma atividade é um claro indicador do que você deve priorizar. Fazer o que é mais importante primeiro é também um dos hábitos de pessoas altamente produtivas.

Fazer a tarefa mais importante do dia primeiro traz duas recompensas práticas para o seu bem-estar:

• Satisfação Imediata: Ao completar uma tarefa difícil, o corpo libera endorfina. Você sente uma alegria e satisfação por se livrar de algo que estava consumindo sua energia. Isso pode criar um ciclo virtuoso, tornando-o “viciado” em enfrentar desafios.

• Caminho para o Sucesso a Longo Prazo: Vencer a procrastinação é essencial para a produtividade. O problema é como fazer isso. Embora essa não seja uma ideia revolucionária para quem já tem noções básicas de produtividade, é, sem dúvida, uma das mais óbvias e difíceis de implementar.

Depois de entender a importância de fazer o mais importante primeiro, o próximo passo é aprimorar suas estratégias para superar a preguiça e se tornar altamente eficiente e produtivo. E tudo começa com uma das técnicas mais populares: a definição de metas.

Aumente o Nível de Clareza Definindo Suas Metas do Jeito Certo

Pode parecer um tema batido, mas a definição de metas é sempre enfatizada por uma razão: ela realmente funciona. Para ilustrar, ao definir metas profissionais, não as estabeleça sozinho. Faça isso em conjunto com seus superiores ou parceiros.

Escreva a meta que você deseja atingir. Vá além: inclua todos os passos necessários para sair da sua situação atual e chegar ao resultado desejado. Em seguida, transforme essa lista em um plano de ação prático.

Priorize as tarefas na ordem em que devem ser feitas e defina um limite de tempo, tanto para a meta final quanto para cada uma das tarefas listadas.

Por último, lembre-se: um plano não vale de nada sem ação. É preciso colocar a mão na massa. Faça algo todos os dias para avançar em suas metas, riscando cada passo da sua lista.

Ao final de cada dia, liste as tarefas mais importantes para o dia seguinte, pensando em um roteiro. Inclua as tarefas rotineiras, como levar as crianças para a escola ou ir à academia, mas também deixe espaço para as tarefas importantes que o aproximarão de suas metas.

Se antes você definiu um plano geral para suas metas, agora você deve escolher, dentro daquela lista gigantesca, quais são as poucas tarefas importantes que você consegue realizar no dia seguinte. Ao fazer isso, sua produtividade pode aumentar em até 25%.

Priorize o Que é Mais Importante Usando o Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, afirma que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Seu trabalho, portanto, é identificar, naquela lista gigantesca de atividades, quais são os 20% que trarão o maior impacto.

Embora não seja matematicamente perfeito, esse princípio oferece clareza sobre o equilíbrio entre esforço e resultado, ajudando-o a priorizar o que realmente importa.

Ao planejar o seu dia seguinte, evite criar uma lista enorme de pequenas tarefas que, no fundo, não o levarão a lugar algum. É melhor escolher menos tarefas, mas realizar aquelas de grande impacto.

Como identificar essas tarefas? Não fique focado na tarefa em si; em vez disso, pense na consequência de cumpri-la. Para isso, faça três perguntas:

• Quais tarefas trarão o maior impacto na minha vida?

• O que eu posso fazer sozinho que trará o impacto mais significativo?

• Qual é o melhor uso do meu tempo agora?

Sempre comece pela tarefa de maior impacto, principalmente se ela gerar consequências positivas que se acumularão no longo prazo.

Se Não Vencer a Procrastinação, Pratique a Procrastinação Criativa

A procrastinação está no nosso DNA. Por mais produtivo que você seja, em algum momento, vai acabar procrastinando. Quando isso acontecer, você pode usar a estratégia da procrastinação criativa.

Em vez de ficar rolando o feed das redes sociais ou assistindo TV porque está cansado, use esse momento para fazer aquelas tarefas simples, pequenas e menos importantes que você está evitando.

Uma boa dica é já ter uma lista específica com essas pequenas atividades. Assim, você pode focar nelas quando sentir que não tem energia suficiente para “engolir o sapo grande” e fazer as tarefas realmente importantes.

Use o Método ABCDE para Classificar Tarefas

Quando sua lista de tarefas estiver pronta, você pode classificar cada uma delas usando as letras A, B, C, D e E:

• A – Tarefas Obrigatórias: Devem ser feitas agora porque são muito importantes. Ignorá-las trará um problema ou impacto negativo em sua vida (ex: algo que seus superiores mandaram fazer com prazo final).

• B – Tarefas Importantes: Deveriam ser feitas. São importantes, mas não obrigatórias no mesmo nível das tarefas ‘A’ (ex: responder uma mensagem importante ou fazer um acompanhamento de venda).

• C – Tarefas Opcionais: Seria bom fazer, mas não são obrigatórias e não trazem um resultado negativo significativo se não forem feitas (ex: almoçar com um colega profissional para networking).

• D – Tarefas Delegáveis: Você pode delegá-las a um assistente ou membro da equipe, sem que a diferença no resultado seja um grande problema. Saber delegar é fundamental para alocar melhor o seu tempo e se concentrar nas atividades do tipo ‘A’ que só você pode fazer.

• E – Tarefas a Eliminar: Aquelas que um dia você anotou na lista, mas que perdeu o sentido ou a urgência. Elimine-as.

Foque nas Áreas Essenciais da Sua Vida e Aplique a Lei das Três Tarefas

Existem várias áreas na sua vida (saúde, família, trabalho, finanças, etc.), mas nem todas têm a mesma importância. As áreas essenciais merecem atenção especial, especialmente aquelas em que você é o único responsável por sua conclusão.

Para cada uma dessas áreas, aplique a Lei das Três Tarefas: olhe sua lista completa e escolha três tarefas que geram maior valor e contribuem para os resultados daquela área.

Depois, concentre-se nessas três tarefas, porém, uma de cada vez. Evite se distrair com o resto, que são itens de menor importância. Lembre-se: você só consegue “engolir um sapo” por vez.

Sua Preparação Pode Ser Tão Importante Quanto a Ação

Antes de começar qualquer atividade ou tarefa, junte tudo o que você vai precisar para ela ser cumprida. Se você não faz isso, terá que interromper o trabalho constantemente para buscar algo, o que acaba sendo mais uma desculpa para se distrair e procrastinar.

Para evitar distrações, livre-se do que não é necessário. Se não precisar do celular, deixe-o em outro cômodo. Se não precisar de internet, desligue o Wi-Fi. Na sua preparação, identifique seus pontos fracos.

Há algo o impedindo de cumprir aquela tarefa? Talvez você precise adquirir alguma habilidade ou estudar mais sobre o assunto. Investir no próprio desenvolvimento é uma excelente maneira de superar suas limitações.

A capacidade de aperfeiçoar habilidades intencionalmente é algo que nos diferencia, então não desperdice esse presente.

Coloque Pressão em Você Mesmo, Motive-se para Estar Sempre em Ação

Não seja o passageiro da sua vida, seja o piloto. Não espere que outra pessoa chegue para motivá-lo, orientá-lo ou dizer o que você tem que fazer.

Defina padrões altos para si mesmo de uma maneira que o force a ir além do que você consegue hoje. Uma dica é estabelecer prazos bem curtos para suas tarefas, de modo que haja uma consequência negativa caso você relaxe ou não cumpra o prazo que você mesmo definiu.

Preste atenção também no seu diálogo interno. Tente desenvolver uma conversa positiva na sua cabeça, algo que o motive a estar sempre em movimento, sempre em ação.

Para manter um diálogo interno positivo, evite reclamar, parar de culpar os outros e parar de dar desculpas para não fazer o que deveria estar fazendo.

A tecnologia pode ser um mestre terrível, mas é um excelente serviçal. O smartphone em seu bolso é um computador extremamente poderoso. Ele pode fazer você perder horas rolando o feed das redes sociais ou pode estruturar sua vida e alertá-lo sobre tarefas importantes. O segredo está no foco.

Se você focar em aplicativos e funcionalidades bobas de distração, a tecnologia o dominará. Mas se você focar no celular e no computador como ferramentas que facilitam seu trabalho e sua performance, sua produtividade irá para as alturas. Você estará dominando a tecnologia, fazendo dela seu serviçal perfeito.

Use gerenciadores de tarefas com lembretes de horário, geolocalização, inteligência artificial – tudo para indicar o próximo passo a ser realizado. Use ferramentas de busca, filtros, etiquetas – tudo o que o mostra exatamente o que você deve fazer em cada contexto do seu dia.

E, então, foque em uma tarefa de cada vez. Evite o modo multitarefa. Desligue as notificações e os alertas, principalmente de grupos de mensagem ou e-mail. Ao fazer uma tarefa, fique inteiramente focado apenas em finalizá-la.

Procrastinação e a Arte de Quebrar Tarefas Grandes

A procrastinação acontece mais frequentemente com tarefas grandes e difíceis. A solução? Quebrar aquela tarefa enorme em pequenos pedaços.

O principal motivo da procrastinação é a preguiça de enfrentar uma tarefa que é muito grande, abstrata e complicada. A melhor maneira de resolver isso é pegar aquela tarefa complexa, grande e complicada e transformá-la em um projeto com vários passos, várias tarefas pequenas.

Por exemplo, escrever um livro. “Nossa, não sei nem por onde começo!” É uma tarefa grande, desafiadora, e muita gente procrastina porque é assustador.

Agora, pense na seguinte tarefa: fazer o rascunho dos capítulos, o esqueleto do material. É uma tarefa menor que você pode resolver com alguns momentos de reflexão: “Primeiro, falarei disso, depois daquilo, depois disso.”

Escrever o primeiro parágrafo do primeiro capítulo também é uma tarefa pequena. É assim que deve ser. Ninguém consegue realizar uma tarefa gigante e abstrata como “declarar imposto de renda” de uma vez. Você tem que baixar o programa, abrir o programa, e por aí vai.

São várias pequenas tarefas dentro de um projeto grande que geram o resultado final.

Sua lista de tarefas deve seguir o mesmo princípio: quebre as supostamente “grandes” tarefas naquilo que elas realmente são: pequenas tarefas.

Ao fazer isso, você se lembrará de fazer uma única pequena tarefa por vez. O ideal é começar e terminar dentro de uma mesma sessão de trabalho. Se sua tarefa não consegue ser terminada em uma sessão de trabalho, quebre-a em pedaços ainda menores.

Utilize a Técnica dos Blocos de Tempo e Desenvolva um Senso de Urgência

A técnica dos blocos de tempo é uma das mais efetivas no mundo da produtividade. O que você fará é escolher uma única tarefa e, para ela, separar um bloco de tempo (uma quantidade de X minutos que você mesmo definirá). Coloque um timer ou cronômetro com o tempo definido e trabalhe apenas e exclusivamente nessa única tarefa até o despertador tocar.

Durante esse bloco de tempo, todas as distrações ficam de lado: celular desligado em outro cômodo, internet apenas para o que você precisa realizar, porta fechada. No máximo, tenha um pedaço de papel e uma caneta por perto.

Se uma distração surgir na sua cabeça (ex: “esqueci de comprar queijo”), anote para resolver depois, mas não se distraia com pensamentos aleatórios.

Além disso, o tempo deve ser usado a seu favor. Desenvolva o hábito de definir prazos para si mesmo, mesmo para tarefas que não tenham um prazo externo e que ninguém esteja cobrando.

Por exemplo, se você tem uma empresa e há tempos quer documentar um processo de atendimento ao cliente, mas nunca fez, estabeleça um prazo e defina uma consequência negativa para si mesmo caso não cumpra.

Definir prazos para tarefas importantes é fundamental. Se você não faz isso, é muito simples: você apenas cuidará das tarefas que são urgentes, aquelas que alguém está cobrando.

O que é importante, mas não tem prazo, fica em segundo plano. Assim, em sua jornada, você terá “engolido” apenas os sapos urgentes que são importantes para os outros, ignorando os sapos que realmente são importantes para você.

Conclusão

As técnicas apresentadas aqui são um compilado valioso para quem busca se tornar mais produtivo. Lembre-se, o mais importante é começar pelo mais difícil e manter o foco nas suas prioridades. Aplique essas estratégias no seu dia a dia e observe a transformação em sua produtividade e bem-estar.