O Poder Incontestável dos Checklists: Otimize Sua Vida e Alcance Grandes Resultados

Você já parou para pensar por que, mesmo com tanto conhecimento disponível, o fracasso ainda é uma realidade? Em muitos casos, ele se resume a dois pilares: ignorância e inaptidão.

A ignorância, do latim ignorantia (desconhecer), ocorre quando a ciência ainda oferece um entendimento incompleto do mundo, e simplesmente não sabemos o que precisa ser feito.

Já a inaptidão, do latim ineptus (absurdo, inapropriado, não habilitado), é diferente. Neste caso, o conhecimento já existe, a ciência já tem a resposta.

O fracasso por inaptidão acontece quando não aplicamos esse conhecimento corretamente.

Conforme a ciência avança, temos acesso a cada vez mais informações comprovadas que servem para resolver muitos de nossos problemas. O paradoxo é que essa enorme quantidade de dados pode tornar a tomada de decisões mais complexa.

Com mais conhecimento, diminuem os motivos para fracassar por ignorância, mas aumentam os casos de inaptidão – de não colocar o conhecimento em prática da maneira correta.

É aqui que os checklists fazem toda a diferença.

A Simplicidade Que Salva Vidas

Checklists salvam vidas. Seja para fazer um avião decolar, construir um prédio, para um médico atender um paciente, ou para você que deseja se tornar o homem que realmente quer ser.

Os checklists são a ferramenta mais simples e eficiente para garantir que as coisas sejam bem feitas. Não importa o quão bom você já seja em um determinado assunto, checklists bem elaborados sempre podem melhorar — e muito — seus resultados.

No livro “Checklists: Como Fazer as Coisas Bem Feitas”, o médico Atul Gawande mostra em detalhes como essa ferramenta pode ser tão poderosa para todos que buscam mais produtividade, organização, otimização do tempo e garantia de um trabalho de qualidade superior.

Por isso, exploraremos as ideias por trás dessa ferramenta e, principalmente, como você pode aplicá-las para cumprir seus grandes objetivos.

O Que É Um Checklist e Como Ele Funciona?

Um checklist é uma listagem de passos claros que precisam ser completados para que um procedimento seja realizado corretamente.

Veja um exemplo prático de seu uso: em um atendimento ao público, onde centenas ou milhares de mensagens podem ser recebidas, como garantir que todas sejam respondidas de maneira coerente e completa?

Quando uma mensagem chega à equipe, o primeiro passo no checklist pode ser verificar se o contato já é um cliente ou se é a primeira vez que nos escreve.

Caso já tenha havido contato anterior, o checklist de preparação exige a verificação de que as tentativas anteriores tiveram seus assuntos resolvidos. Somente então, o teor da mensagem é lido.

A seguir, verifica-se se é um tipo de pedido já conhecido e documentado em manuais operacionais. Se sim, a equipe pode dar prosseguimento sem necessidade de intervenção externa.

No entanto, se o assunto é novo, é comum que se realize treinamento interno para que a equipe saiba como agir em casos semelhantes no futuro.

Este é um exemplo de como checklists podem ser usados para aumentar a qualidade do atendimento ao público. Em um mundo cada vez mais complexo, os checklists são uma maneira eficaz de simplificar o dia a dia.

Por Que Cometemos Erros?

Há algumas décadas, a ciência tinha pouca informação para resolver problemas que hoje são considerados simples. Era comum não ser capaz de solucionar certas questões por pura falta de conhecimento.

No entanto, conforme a base de conhecimento da humanidade cresce, a tomada de decisões se torna cada vez mais complexa.

O conhecimento nos ajuda, mas também pode nos sobrecarregar. Atualmente, muitos dos erros na solução de problemas estão mais ligados à má aplicação do conhecimento do que à falta de informação.

É comum que se critique quem comete erros, sugerindo que deveria ter estudado ou treinado mais. Contudo, é muito difícil reduzir a quantidade de erros humanos apenas com mais treinamento em diferentes áreas do conhecimento.

Mesmo com longos processos de treinamento e certificação, ainda vemos profissionais de diversas áreas cometendo erros básicos de falta de atenção, como não utilizar procedimentos necessários e conhecidos para resolver certos problemas – erros que poderiam ter sido evitados.

O problema é que o excesso de informações em um mundo cada vez mais complexo faz com que, mesmo os profissionais mais bem treinados e experientes, acabem cometendo erros de tempos em tempos. Como podemos reduzir essa complexidade nas tarefas que realizamos? Usando checklists.

Checklists para Todas as Áreas da Vida

Um médico, por exemplo, pode ter checklists próprios para diagnosticar os casos que recebe, um para tratar cada tipo de doença diagnosticada, e até um para se manter atualizado com as novidades da área.

Ele também pode usar checklists para cuidar da própria saúde, um para manter um bom relacionamento, ou até mesmo um para se divertir.

Um bom exemplo é o checklist de viagem, que pode incluir as fases de preparativos, reservas, e até mesmo um para fazer as malas, ajudando a saber exatamente o que levar na bagagem de mão e nas malas maiores.

Parece exagero, mas estruturar os processos em forma de listas é uma maneira muito eficiente de simplificar a vida. Levará um tempo para estruturar tudo da melhor maneira possível, mas depois que o checklist estiver pronto, tudo fica muito mais fácil.

Características de Um Bom Checklist

Checklists bem feitos previnem erros graves e aumentam a qualidade do seu trabalho. Um bom checklist deve ter:

• Todos os passos essenciais: Isso inclui também os passos óbvios, aqueles que todos deveriam saber. No entanto, são justamente esses passos óbvios que, muitas vezes, são negligenciados ou esquecidos.

  Por exemplo, em um atendimento ao cliente, um dos primeiros passos pode ser verificar se o contato já é um cliente existente. O cliente que já é um usuário ou aluno pode ter dúvidas mais avançadas, que merecem uma resposta mais detalhada.

  Enquanto um novo contato, que nunca se matriculou em um curso, geralmente tem dúvidas mais iniciais, que podem ser resolvidas mais rapidamente. Seria um erro responder uma mensagem sem primeiro verificar a identidade do contato e se ele já é um cliente ou aluno, o que poderia causar erros, como enviar um link de matrícula para um curso de planejamento para alguém que já o concluiu.

• Apenas itens essenciais: O checklist funciona como uma rede de proteção, ajudando a prevenir erros óbvios. Essa rede deve conter todos os passos essenciais, mas ao mesmo tempo não pode ser muito longa – seja tão curta quanto for possível.

  Inclua apenas os itens essenciais, ou seja, aqueles que, se não forem feitos, podem causar resultados desastrosos.

• Itens muito claros: Para evitar que você perca tempo tentando entender o que deve fazer. Por exemplo, em vez de “ajudar o aluno a acessar o curso”, é melhor escrever algo mais específico como “enviar o link de troca de senha”.

• Clara distinção entre “ler e fazer” ou “fazer e confirmar”:

  • Ler e Fazer: Você segue um único passo de cada vez. Lê o primeiro item, faz, e marca como cumprido. Em seguida, lê o próximo item, faz, e assim por diante. É muito parecido com seguir uma receita de culinária.

  • Fazer e Confirmar: Primeiro, você faz tudo aquilo que acha que precisa ser feito, usando sua memória. Depois que você acredita ter cumprido tudo, faz uma pausa para verificar se todos os itens do checklist foram cumpridos.

• Conciso: Inclua todos os itens essenciais, mas não transforme seu checklist em um manual completo e detalhado. Na aviação, por exemplo, cada checklist contém, idealmente, de 5 a 9 itens, para que possa ser lido em cerca de um minuto.

  Ser breve e claro é fundamental para evitar que os pilotos se distraiam ou pulem itens essenciais. Isso não significa que você precisa se prender a esses números, mas deve seguir a regra geral de deixar seu checklist tão completo quanto possível, com todos os itens essenciais, porém sem exagerar na dose, colocando detalhes irrelevantes.

Refine Continuamente Seus Checklists

Um checklist não é uma obra final, definitiva ou fixa. Pelo contrário, você deve refiná-lo constantemente. Somente saberá se tem um bom checklist depois de colocá-lo em prática.

Conforme o utiliza, você descobrirá que alguns itens são desnecessários e podem ser removidos, outros precisam ser modificados ou colocados em uma ordem sequencial diferente. Na prática, você descobrirá quais são os novos itens essenciais.

Por exemplo, em viagens, sempre que algo não deu certo, você pode abrir seu checklist de viagem e fazer adaptações para que na próxima viagem consiga evitar o mesmo problema.

De forma muito parecida, ao criar checklists para diferentes situações da sua vida pessoal, profissional ou em seu trabalho em equipe, você deve observar se aconteceu algum erro e pensar em como seu checklist pode ser melhorado para evitar a repetição desse erro. Faça todos os ajustes necessários. É útil registrar a data ou número de versão da última alteração no seu checklist.

Checklists em Equipe

Checklists são essenciais para um bom trabalho. Se você trabalha em equipe, eles são uma ótima ferramenta para garantir a padronização e a qualidade do trabalho final.

No entanto, é necessário deixar tudo muito claro para toda a equipe que o checklist é uma ferramenta para ajudar. Se o uso for imposto sem que a equipe compreenda o valor dos checklists, há um grande risco de rejeição e de que não sejam utilizados seriamente no dia a dia. É comum que algumas equipes simplesmente marquem todos os itens como concluídos sem verificar de verdade se cada um foi devidamente preenchido.

Quando o trabalho é feito por muitos especialistas, cada um atuando em sua área de especialidade, se toda a equipe tiver checklists em comum para todos os passos que cada um deve seguir, o trabalho se torna muito mais efetivo. Isso economiza tempo, reduz o estresse e aumenta a qualidade do trabalho final.

Você já assistiu ao filme “Sully: O Herói do Rio Hudson”, com Tom Hanks? O filme é baseado na história real do voo 1549, que teve que fazer um pouso de emergência no rio Hudson, minutos depois de decolar do aeroporto de Nova Iorque, em 2009.

Naquela época, a mídia glorificou o piloto, um herói que impediu a morte de centenas de passageiros.

Mas o próprio piloto fez questão de lembrar a todos que aquele pouso de emergência só foi bem-sucedido porque toda a equipe seguiu os procedimentos do checklist, que estava preparado para situações como aquela.

Se alguns membros da equipe não tivessem seguido os itens atribuídos a cada um deles, o avião talvez não teria pousado com segurança.

Você pode fazer a mesma coisa em seu trabalho. Reúna sua equipe, comece a definir os itens essenciais para cada procedimento que vocês fazem. Coloque esse checklist em algum lugar compartilhado e de fácil acesso, usando, por exemplo, um aplicativo ou gerenciador de tarefas.

Depois, vocês começarão a usar e refinar esse checklist até que ele se torne um guia seguro para realizar o trabalho com a melhor qualidade possível.

A maior diferença em checklists compartilhados é que toda a equipe precisa ter uma boa comunicação. Se um membro da equipe vê que algum item foi marcado como finalizado, ele precisa ter certeza de que aquele item realmente foi feito.

Caso contrário, perde-se a confiança no checklist e ele se torna inútil. Para melhorar a comunicação, é possível incluir no checklist itens que exijam que um membro da equipe comunique os outros quando uma tarefa for concluída.

Checklists para Seus Objetivos Pessoais

Os checklists salvam a vida das pessoas, mas também podem melhorar muito sua própria vida. A área médica oferece muitos exemplos de como os checklists são usados em hospitais para salvar pacientes.

Por exemplo, um checklist de 19 itens elaborado pela Organização Mundial da Saúde, testado em oito hospitais, resultou na redução de 47% dos óbitos em cirurgias.

Você pode usar checklists não apenas para curar doenças, mas para evitá-las. O ritual matinal, por exemplo, é uma série de tarefas que você pode fazer ao acordar para garantir um dia mais saudável e produtivo.

A mesma lógica vale para seus objetivos pessoais. Para você se tornar o homem que deseja ser, é necessário que realize as tarefas necessárias para atingir esse objetivo.

Suponha, por exemplo, que você queira ser um homem atlético e em boa forma.

Então, você precisa comer bem, fazer exercícios e dormir bem. Para cada uma dessas coisas, você pode ter um checklist com sua dieta, seu plano de treino, seu roteiro de exercícios.

Depois de modelar e listar tudo o que precisa ser feito para cumprir esse objetivo, basta seguir seus checklists.

Essa abordagem pode ser usada para todos os seus grandes sonhos. Ser quem você deseja ser, ou um plano de vida, pode ser tão simples quanto estruturar o que precisa ser feito e, depois, seguir essa estrutura.

O ideal é que essas listas de objetivos estejam contidas em um plano de vida maior, um plano que contemple seus valores pessoais e suas reflexões mais profundas.

No final das contas, se você quer cumprir qualquer meta, primeiro estruture o que precisa ser feito. Depois, transforme isso em um checklist.

Para transformar sozinho seus sonhos em ações concretas, um checklist é uma lista de passos que precisam ser completados para a realização correta de um procedimento.

Uma ferramenta tão simples como essa ajuda a salvar vidas, a realizar trabalhos com qualidade superior e a cumprir seus maiores objetivos.

Comece Agora!

Você pode começar a usar o poder dos checklists em sua vida agora mesmo. Escolha um procedimento que você costuma realizar em sua casa ou trabalho.

Estruture e organize-o na forma de um checklist com os itens essenciais.

Depois, comece a utilizar essa lista e vá refinando-a a cada uso, até chegar ao modelo e formato ideal.

Se você quer dar um passo além, pode incluir seus checklists em um plano de vida maior, que englobe desde seus mais altos valores pessoais até os próximos itens a serem cumpridos em suas listas de tarefas.