As 16 Melhores Técnicas de Produtividade: Um Guia Definitivo para Transformar Sua Vida

Olá, amigos da produtividade! Hoje, vamos mergulhar em algo realmente empolgante: ranquear as técnicas de produtividade mais populares do mundo, em ordem de quão eficazes, úteis e transformadoras elas são.

Tenho lido todos os livros de produtividade existentes nos últimos dez anos, e algumas dessas técnicas são incrivelmente úteis, enquanto outras… bem, nem tanto.

Para isso, vamos usar um sistema padrão de classificação em “níveis” que se tornou popular para diversas análises. Usaremos esse sistema para nossa lista de produtividade, dividindo as técnicas nos seguintes níveis:

• Nível S (Transformador): Métodos de produtividade absolutamente revolucionários, sem os quais você literalmente não consegue viver.
• Nível A (Essencial): Muito, muito úteis, que realmente impactarão sua vida, mas não farão uma diferença de vida ou morte.
• Nível B (Útil): Agradáveis de conhecer e úteis, mas não moverão drasticamente a agulha da sua produtividade.
• Nível C (Legal de Ter): Técnicas que podem ser úteis em situações específicas.
• Nível D (Funciona para Outros): Técnicas que podem funcionar para outras pessoas, mas que, para mim, não são tão eficazes.
• Níveis E e F (Inúteis/Lixo): Totalmente inúteis e puro lixo, respectivamente.

Vamos começar!

1. Técnica Pomodoro (Nível C)

A ideia aqui é trabalhar por 25 minutos, fazer uma pausa de cinco minutos, repetir isso quatro vezes e, após essas quatro repetições, tirar uma pausa mais longa de meia hora.

A Técnica Pomodoro é um clássico absoluto, amplamente usada por estudantes para se motivar. Eu mesmo a usava quando estava na universidade.

No entanto, o problema para mim é que, muitas vezes, eu sentia que estava apenas pegando o ritmo por volta dos 25 minutos. Ter que parar para uma pausa acabava interrompendo meu estado de fluxo.

Prefiro trabalhar por cerca de 40 ou 45 minutos se for algo que estou gostando de fazer, pois esse é o tempo ideal para entrar no estado de fluxo.

Por isso, pode ser um pouco controverso, mas vou classificar a Técnica Pomodoro como C em nossa lista.

2. Delegação (Nível A)

Em seguida, temos o conceito de Delegação. Tim Ferriss fala muito sobre isso em seu livro “Trabalhe 4 Horas por Semana”, que foi um dos que mais transformou minha vida.

Recentemente, ouvi o empreendedor e investidor Naval Ravikant discutir a ideia de definir uma “taxa horária aspiracional”.

A ideia é descobrir quanto nosso tempo vale para nós, pessoalmente, em termos monetários. Se estamos fazendo coisas que não gostamos e que custam menos do que nossa taxa horária aspiracional, podemos pensar em delegá-las.

Vou dar à delegação uma classificação A porque é uma dica essencial.

Se você ainda não começou a valorizar seu tempo com um certo valor monetário, recomendo que experimente; é um exercício de pensamento muito útil.

3. Regra dos Dois Minutos (Nível D)

Na sequência, temos a Regra dos Dois Minutos. Popularizada por David Allen no livro “Getting Things Done”, a ideia é que, se você precisa fazer algo e isso levará menos de dois minutos, você deve fazê-lo imediatamente, em vez de adicioná-lo à sua lista de tarefas.

A Regra dos Dois Minutos é realmente muito, muito, muito útil! Eu só não a aplico muito porque sou um pouco desorganizado. Por isso, preciso dar a ela uma classificação D.

Normalmente, se tenho algo como responder a um e-mail ou uma mensagem de WhatsApp que levaria menos de dois minutos, adoraria fazer na hora.

Mas geralmente penso: “Farei isso em outro momento”, e acabo acumulando centenas de mensagens. Sou péssimo em responder porque não aplico a Regra dos Dois Minutos.

4. Regra dos Dois Dias (Nível D)

Em seguida, temos a Regra dos Dois Dias. Essa é uma ideia do meu amigo e colega entusiasta de produtividade Matt DiBella.

Após oito anos tentando ganhar peso desde o ensino médio e falhando miseravelmente, ele implementou a Regra dos Dois Dias.

É muito simples: ele não se permitia tirar mais de um dia seguido de folga de algum tipo de treino – seja academia, corrida ou caminhada. Ele tinha que fazer algum tipo de atividade física pelo menos a cada dois dias.

Isso lhe dava tempo para tirar folgas quando precisava, muitas vezes vários dias por semana, mas também o mantinha comprometido com seu objetivo e, o mais importante, o impedia de cair em uma rotina e negligenciar sua saúde por semanas ou meses a fio.

Eu realmente gosto da Regra dos Dois Dias porque é uma abordagem alternativa para manter-se em sua programação que oferece um pouco mais de flexibilidade.

Eu tentei usar a Regra dos Dois Dias em um certo ponto, quando estava treinando na academia com bastante regularidade, mas descobri que não funcionava muito bem para mim porque não sou tão entusiasta de exercícios quanto Matt.

Em vez disso, o que achei útil foi ter um parceiro de responsabilidade (accountability buddy) em um personal trainer, e acabei treinando duas ou três vezes por semana.

Então, a Regra dos Dois Dias é ótima, e conheço muitas pessoas que a usam, mas como eu, pessoalmente, não a uso de forma alguma, ela terá que ir para a classificação D em nossa lista.

5. Bloqueio de Tempo (Time Blocking) (Nível A)

Em seguida, temos o conceito de Bloqueio de Tempo. Basicamente, você reserva um certo tempo para uma tarefa ou projeto específico e, idealmente, o coloca no calendário.

Assim, quando esse tempo chega, você realmente faz a coisa. Isso vai receber uma classificação A de mim; acho que é uma dica absolutamente essencial.

O dia em que comecei a usar um calendário foi o dia em que minha produtividade praticamente dobrou da noite para o dia.

Para mim, quando tenho um espaço vazio no meu calendário, penso em todas as diferentes coisas que poderia fazer e acabo meio que paralisado pela quantidade de opções.

Já quando tenho um horário no calendário com uma tarefa definida, sei o que devo estar fazendo naquele tempo.

Se quiser fazer outra coisa, posso escolher, mas pelo menos tenho minha opção padrão. Isso tem sido um divisor de águas absoluto para minha produtividade.

Não sou apenas eu que jura pelo bloqueio de tempo; pessoas como Elon Musk, Bill Gates e o autor Cal Newport também o utilizam bastante e já escreveram e falaram extensivamente sobre como é uma das melhores coisas.

6. Regra dos Cinco Minutos (Nível B)

Depois, temos a Regra dos Cinco Minutos. Se estamos lutando contra a procrastinação em uma grande tarefa ou projeto, dizemos a nós mesmos que faremos isso por apenas cinco minutos.

Tenho uma ampulheta de cinco minutos na minha mesa em Cambridge, e se estou com dificuldade para fazer algo, eu viro a ampulheta e genuinamente me convenço de que farei por apenas cinco minutos. Isso funciona muito bem. Temos que dar a isso provavelmente um B.

Não é absolutamente essencial, mas funciona muito bem porque a procrastinação geralmente é uma falha em começar a fazer algo.

E uma vez que começamos, pela primeira lei de Newton – a lei da inércia – nosso ímpeto geralmente nos leva adiante, e podemos até começar a nos divertir com a tarefa. Mas precisamos começar!

Então, penso nisso como “apenas fazer por dois minutos” ou “apenas fazer por cinco minutos”, e acho que essa é uma dica que me ajudou muito a combater minhas próprias tendências à procrastinação.

7. Sistemas (Nível S)

A seguir, temos o conceito de Sistemas. Isso é algo que James Clear, o autor de “Hábitos Atômicos”, aborda bastante.

A distinção aqui é entre metas e sistemas. Metas são o objetivo que queremos alcançar, mas sistemas são o processo e as ações que fazemos para chegar à meta.

Focar nos sistemas é, na verdade, uma dica de produtividade incrivelmente útil. De fato, isso vai receber a classificação S, de transformador de vida, de mim.

Muitas vezes, percebo que, se estou tentando fazer qualquer coisa e me concentro na meta, geralmente a coisa não é feita.

Mas se penso em “que sistema posso construir?”, “o que posso fazer agora?”, “qual é o processo que posso seguir para fazer a coisa?”, então a coisa é feita.

Se você ouvir entrevistas com qualquer pessoa superprodutiva – atletas de classe mundial, autores e afins – o que eles sempre juram é o sistema de treinamento ou o sistema de prática que seguem, em vez de ter apenas uma meta.

Todo atleta quer se sair muito bem, e todo atleta olímpico quer ganhar ouro, mas ter apenas a meta não é suficiente. É mais sobre qual é o sistema que o leva até lá.

8. O Destaque Diário (Daily Highlight) (Nível S)

Em seguida, temos o Destaque Diário. Isso também receberá a classificação S, de transformador de vida, e é provavelmente a dica de produtividade mais útil que já encontrei em minha vida.

A ideia por trás do Destaque Diário é simplesmente que, a cada dia, decidimos: “Qual é a única coisa que quero realizar hoje?” E então nos certificamos de fazer essa coisa.

Isso pode ser algo produtivo, como “completar um capítulo da minha proposta de livro”, ou pode ser algo completamente improdutivo, ou seja, não relacionado ao trabalho, como “sair com amigos” ou “ligar para minha avó”. Pode ser qualquer coisa.

A ideia é que, se a cada dia do ano pudéssemos realmente fazer a coisa mais importante que queremos realizar naquele dia, isso genuinamente mudaria o ponteiro para nossa produtividade e também para nossa vida.

Por isso, daremos ao Destaque Diário uma classificação S em nossa lista.

9. Agrupamento (Batching) (Nível C)

A seguir, temos a técnica de Agrupamento (Batching). Novamente, algo que Tim Ferriss fala muito em “Trabalhe 4 Horas por Semana”.

A ideia é que, se você tem muitos e-mails, em vez de verificar e-mails ao longo do dia em diferentes momentos, você os verifica todos de uma vez.

Ou, por exemplo, como estou fazendo hoje: em vez de criar um conteúdo por dia, faço quatro em um único dia e depois tenho os outros três dias de folga. Isso é agrupamento.

É muito bom e funciona em muitas coisas, mas não é massivamente transformador de vida. Por isso, darei a ele uma classificação C em nossa lista.

10. Codificação por Cores (Nível D)

Vamos acelerar um pouco. Em seguida, temos a Codificação por Cores, que meu amigo Noah Kagan usa bastante.

A ideia é que você codifique seu calendário por cores, dependendo da categoria da tarefa. Assim, coisas de autocuidado têm uma cor diferente, trabalho tem outra cor e vida pessoal tem outra.

Eu, pessoalmente, não a uso, então isso receberá uma classificação D.

11. Listas de Tarefas (To-Do Lists) (Nível C)

Em seguida, temos as Listas de Tarefas. Não há muito o que dizer sobre isso. Eu não gosto muito da ideia de listas de tarefas; em vez disso, chamo minha lista de “o que eu poderia fazer”.

Então, quando decido o que farei no dia, sim, faço o Destaque Diário – é a única coisa em que confio, porque é a única coisa que preciso absolutamente fazer.

Mas todo o resto se enquadra na lista de “poderia fazer”.

São coisas que, se eu tiver vontade de fazer, simplesmente as marco na lista. E muitas vezes tenho tanta coisa lá que nunca farei, mas tudo bem, porque enquanto as coisas mais importantes estão sendo feitas a cada dia (graças ao Destaque Diário), não preciso me preocupar excessivamente com essas pequenas coisas na minha “lista de coisas que poderia fazer”.

Portanto, acho que vamos dar a isso uma classificação C. É bom em alguns contextos, mas não em todos. É razoável.

12. Consumir Conteúdo em Velocidade Acelerada (Nível S)

A seguir, temos a ideia de ouvir ou assistir coisas em velocidades múltiplas. Sim, isso é 100% transformador de vida.

Uma das coisas mais transformadoras que você pode fazer é, por exemplo, quando estou ouvindo audiolivros na Audible, geralmente os ouço em velocidade dupla, às vezes até tripla.

Mesmo quando estou assistindo a séries de TV sozinho, eu as assisto em velocidade dupla ou tripla e diminuo nos trechos mais interessantes.

Sei que muitas pessoas ficam loucas com isso, mas eu genuinamente aproveito mais as séries de TV e os livros quando estão em ritmo mais rápido, em 2x, do que em 1x. Desculpe, é assim que eu sou, é a forma como funciono; é mais divertido quando algo é um pouco mais rápido.

Aproveitando, se você ainda não experimentou audiolivros, deveria. Costumo elogiar muito os audiolivros e, em especial, a Audible.

Descobri a Audible em 2017 e, desde então, ouço audiolivros por pelo menos uma hora todos os dias, em média. Já acumulei meses de tempo de escuta na Audible, mais de um mês, na verdade.

O ótimo da Audible é que praticamente todo audiolivro do planeta está disponível lá. Se um amigo me recomenda um livro, como aconteceu ontem no jantar quando um amigo me indicou três livros, eu os compro na Audible na hora.

E como me preocupo em ser produtivo, mas também me divirto mais com as coisas em velocidades mais rápidas, costumo ouvir a maioria dos audiolivros em 2x ou 3x.

Isso significa que consigo terminar um audiolivro de oito horas em cerca de três a quatro horas, o que me permite “ler” o dobro ou o triplo do que conseguiria de outra forma.

Se você está interessado em uma recomendação específica, recentemente tenho gostado do livro de não ficção “Radical Candor”, que trata de como ter conversas difíceis no trabalho e na vida.

Se você gosta de ficção, deveria absolutamente conferir a série “Mistborn”, de Brandon Sanderson.

Brandon Sanderson é meu autor favorito de todos os tempos, e a série “Mistborn” é uma introdução incrível à sua obra.

Tenho recomendado isso para todos os meus amigos, e 100% dos que começaram a ler “Mistborn” na Audible me enviaram mensagens depois dizendo: “Meu Deus, essa série é incrível, por que não a descobri antes?”

13. Prazos (Deadlines) (Nível C)

Certo, mais algumas coisas para discutir. Vamos falar de Prazos. Eu não sou um grande fã de prazos.

Prazos funcionam para muitas pessoas porque é a única coisa que as coloca em ação, pois agora há um prazo e há consequências.

Mas gosto muito da forma como Seth Godin aborda isso. Ele diz em uma de suas publicações: “Prazos funcionam. Eles funcionam porque focam a mente e criam urgência. Eles nos fazem preencher impostos ou terminar uma tarefa. São uma alavanca externa para o trabalho que temos que fazer.

Por outro lado, a sobremesa também funciona. Você não precisa de uma força externa para encorajá-lo a comer sobremesa depois de terminar todos os seus vegetais. É algo que você tem a oportunidade de fazer, não algo que você tem que fazer”.

E eu prefiro muito mais pensar nas coisas como “tenho a oportunidade de fazer” do que “tenho que fazer”. É por isso que não gosto muito de usar prazos.

Sim, eles são eficazes, e temos que dar a eles um C na lista porque são úteis em algumas circunstâncias.

Mas acho que queremos construir uma vida em que não precisemos depender de prazos e, em vez disso, apenas fazemos as coisas que gostamos, que sentimos que tem a oportunidade de fazer, que nos sentimos abençoados por fazer.

14. Matriz de Eisenhower (Nível D)

Em seguida, temos a Matriz de Eisenhower. A ideia aqui é que dividimos tudo o que precisamos fazer em um dos quatro quadrantes, com base em ser importante ou não importante, e urgente ou não urgente.

Acho a Matriz de Eisenhower absolutamente fantástica. Eu não a uso conscientemente; de certa forma, uso-a subconscientemente, mas não como a matriz de Eisenhower formalmente.

Não fico decidindo para cada tarefa se é realmente importante e se preciso mesmo fazê-la. Geralmente, se algo é importante, encontro tempo para isso.

Então, vamos dar a isso uma classificação D na lista; é útil para algumas pessoas, mas eu, pessoalmente, não a uso muito.

15. Definir Metas (Nível C)

A seguir, temos a técnica de Definir Metas. Esta é um pouco controversa, porque muitas pessoas juram pela ideia de definir metas.

Elas acreditam que suas metas devem ser SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo) e que, se você definir suas metas, manifestará seu futuro e saberá aonde quer chegar.

Eu não sou um grande fã de metas. Acho que são úteis em algumas áreas da vida, mas geralmente sou muito mais focado nos sistemas e na jornada do que no destino.

Para mim, metas… ugh, continuo mudando de ideia sobre metas ultimamente. Estou classificando metas como C na lista.

Acho que são meio úteis em algumas circunstâncias, e certamente tenho algumas metas, mas geralmente prefiro ter metas de entrada, em vez de metas de saída.

Ou seja, prefiro ter metas que estão totalmente sob meu controle.

16. Aproveitar a Jornada (Nível S)

E finalmente chegamos ao ponto máximo de tudo isso de produtividade, que é Aproveitar a Jornada.

Isso vai para o topo da nossa classificação de níveis; é algo absolutamente transformador de vida, porque, para ser sincero, aproveitar a jornada é o hack definitivo de produtividade.

Quando estamos nos divertindo fazendo as coisas que precisamos ou queremos fazer, a produtividade simplesmente se resolve magicamente.

Você não precisa se motivar para sentar e assistir Netflix ou sair com amigos, porque a atividade é divertida. E você não precisa se preocupar com distração e procrastinação ao fazer algo que você genuinamente gosta.

Então, se pudermos encontrar maneiras de garantir que estamos aproveitando a jornada de todas as coisas que temos que fazer – como escrever um livro, criar este conteúdo, ir para o trabalho, estudar para nossos exames –, se pudermos encontrar maneiras de torná-la mais divertida, nossa produtividade será automaticamente cuidada.

E todas essas outras técnicas sobre as quais falamos meio que ficam em segundo plano, porque você não precisa se preocupar com elas, já que está se divertindo fazendo a coisa.

Conclusão

Então, aqui temos a lista final de níveis de produtividade. Você não precisa seguir todas essas técnicas, mas eu recomendo que você dê uma olhada nas que estão nos níveis S e A, e talvez tente incorporá-las à sua vida, se ainda não o estiver fazendo.

Eu prometo que você acabará sendo mais produtivo, mas, mais importante, também terá uma vida mais feliz e realizada, porque estará fazendo coisas, aproveitando a jornada e trabalhando em direção aos seus objetivos e a coisas que, esperamos, você considere significativas.

Se achou este conteúdo interessante e quer aprender mais truques de produtividade e técnicas de gestão de tempo, explore outros artigos que abordam as 10 principais dicas de gestão de tempo que utilizo diariamente. Para uma lista completa de todas as técnicas de produtividade abordadas, e outras que não foram mencionadas aqui, procure por nossos materiais complementares.

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