Dominando a Produtividade: O Equilíbrio entre Foco e Multitarefa

Para você alcançar resultados excepcionais, é fundamental ter foco.

E para ter foco, é preciso concentração. Isso nos permite alcançar resultados de qualidade em menos tempo e com menos esforço.

Significa direcionar toda a sua atenção para uma única coisa por vez, fazendo-a bem feito, com qualidade e, principalmente, escolhendo as tarefas certas.

Mas será que isso significa que devemos abandonar completamente a multitarefa ou o famoso multitasking, de fazer várias atividades ao mesmo tempo?

De forma alguma!

Por que a Multitarefa é Necessária?

Em situações de grande desafio, a multitarefa se torna indispensável.

Não é realista imaginar que você conseguirá ter foco absoluto o dia inteiro. Isso simplesmente não existe.

Não importa qual seja sua função – se você é funcionário em uma empresa, o dono de um negócio com responsabilidades sobre toda a equipe, ou se cuida dos afazeres domésticos, da casa e da família – é natural que você passe por vários momentos de interrupção, com pessoas pedindo sua atenção.

Nesses momentos de grande estresse, não dá para simplesmente ignorar a todos ou se comportar de forma inflexível, dizendo: “Só resolvo uma coisa por vez, pois preciso de foco”.

Há momentos em que isso não é possível.

Tentar eliminar a multitarefa por completo é um objetivo inatingível.

E se recusar a fazer qualquer tipo de multitarefa pode, inclusive, ser uma escolha de baixa produtividade, uma estratégia inadequada.

Imagine preparar um jantar, como uma macarronada, fazendo apenas uma coisa por vez.

Primeiro, você coloca a água na panela, liga o fogo e fica vários minutos olhando para a água até ela ferver.

Depois que ferver, você coloca a massa e permanece plenamente concentrado olhando o macarrão cozinhar.

Somente após isso, você começa a preparar o molho.

Se você fizesse dessa maneira, o macarrão esfriaria, e o resultado final não seria bom.

Este é apenas um exemplo para ilustrar.

Certamente, em seu ambiente profissional, acadêmico ou familiar, você consegue reconhecer diversas situações em que evitar a multitarefa não é a maneira mais inteligente de tocar as coisas adiante.

O Perigo da Multitarefa Excessiva

Por outro lado, você também não quer passar o dia inteiro na multitarefa.

Infelizmente, muitas pessoas estão mais inclinadas a viver dessa forma, e é aqui que podemos fazer escolhas mais inteligentes.

A maioria das pessoas não tem o nível de consciência para identificar o modo de trabalho que estão executando.

Elas apenas reagem automaticamente.

Um homem pode pensar: “Agora vou me concentrar para fazer minha tarefa”, mas de repente, a primeira pessoa o interrompe e, sem mesmo perceber, ele já muda para a multitarefa.

Isso é ser reativo, é não ter consciência daquilo que se deseja realizar.

Estratégias para Aumentar Sua Consciência e Produtividade

Mas então, como aumentar sua consciência e produtividade?

Aqui estão algumas dicas rápidas e simples para você aplicar:

1. Planeje suas Interrupções

Não importa se você é dono de um negócio, estudante, cuida da casa ou é funcionário em uma multinacional: uma coisa é certa, você será interrompido.

Isso é inevitável. Portanto, não faz sentido resistir a algo que vai acontecer com certeza.

Alguém vai aparecer, vai te atrapalhar e, por vezes, roubar seu foco.

Por isso, além de aprender a se comportar nos momentos de foco e saber como usar sua concentração, você também precisa saber como lidar com os momentos em que a multitarefa será usada para gerenciar essas interrupções.

É dessa maneira que você vai concluir o que é importante e garantir sua produtividade.

2. Separe Momentos de Concentração e de Multitarefa

Defina quais são os momentos do seu dia em que você ficará concentrado em uma única tarefa, com qualidade e foco.

E quais são os outros momentos que você, de propósito, vai separar para a multitarefa.

Isso fará parte do seu planejamento de interrupções: você vai direcionar as interrupções para esses momentos de multitarefa.

3. Agrupe Atividades Semelhantes em Blocos de Tempo

O cérebro tem uma certa dificuldade em processar várias informações paralelamente.

O que fazemos, na verdade, é processar uma informação na sequência da outra, tão rapidamente que acabamos chamando isso de multitarefa.

Mas é, na realidade, um pensamento sequencial dentro de um certo bloco de tempo.

O que queremos, então, é agrupar tarefas relacionadas dentro do mesmo bloco de tempo.

Isso aumentará nossa produtividade.

Quando você trabalha em qualquer atividade, está usando “canais neurais” ou rotas de pensamento, raciocínio e memória relacionadas àquela atividade.

Para ilustrar: imagine que você está usando o Excel, fazendo uma planilha complicada, com vários cálculos interdependentes.

De repente, alguém te interrompe e pede para você parar o que está fazendo para ajudar a desenhar um logotipo para um novo produto.

Isso será um pouco complicado, pois você terá que sair do modo analítico e numérico da planilha para entrar em um modo mais criativo e visual.

Quando você muda de atividades em campos do conhecimento tão diferentes, seu cérebro precisa fazer um reajuste.

Essa mudança implica em perda de eficiência, dificuldade de foco e memória, e leva tempo para “aquecer” novamente.

Você está “trocando de marcha”, mudando entre coisas muito distintas, e isso gera ineficiência.

Portanto, para ser efetivo nesses blocos de multitarefa, é crucial agrupar atividades parecidas.

Isso te ajuda a ir mais rápido e até com mais qualidade.

Por exemplo, em vez de responder a um e-mail, voltar ao relatório, responder a outro e-mail, voltar ao relatório e assim por diante…

…é muito melhor você dedicar um tempo maior para o relatório.

E, depois, separar um bloco de tempo para responder a todos os seus e-mails, um na sequência do outro.

Isso porque, ao responder os e-mails, você já estará engajado em atividades semelhantes, lembrando-se das pessoas envolvidas, o que facilita o processo.

4. Utilize Listas de Tarefas Simples

É fundamental manter sempre a clareza daquilo que é o mais importante para você concluir naquele dia.

Quando você tem essa clareza, o resto você consegue encaixar e acomodar os outros pedidos na medida do possível…

…mas nunca perdendo a visão daquilo que realmente é importante e que você tem que concluir no dia.

Um homem que realiza multitarefa em grau extremo é o empresário Elon Musk.

Ele precisa cuidar de várias empresas e responsabilidades ao mesmo tempo, e também sabe que é importante manter o foco nas horas certas.

O segredo da alta produtividade reside no equilíbrio.

Ao entender quando focar em uma única tarefa e quando e como gerenciar múltiplas atividades, você estará no caminho certo para resultados excepcionais.