Engula o Sapo: O Guia Definitivo para Vencer a Procrastinação e Aumentar Sua Produtividade

Você se sente sobrecarregado? Com tantas tarefas e pouco tempo, é fácil se perder na avalanche de compromissos, diversão e a necessidade de se manter atualizado com as redes sociais, as séries que quer assistir e os livros que deseja ler. Mesmo dominando técnicas e ferramentas de produtividade, novas demandas surgem, preenchendo qualquer espaço livre que você conseguiu liberar. É um ciclo sem fim.

A única forma de retomar o controle do seu tempo é focando no que é mais importante. É o que muitos especialistas chamam de “engolir o sapo”.

Um best-seller traduzido no Brasil como “Comece Pelo Mais Difícil: 21 Ótimas Maneiras de Superar a Preguiça e se Tornar Altamente Eficiente e Produtivo” propõe basicamente: faça primeiro e muito bem feito a tarefa mais importante do seu dia, e ignore o resto. A seguir, explicaremos como as ideias centrais deste conceito podem ser usadas e aplicadas no seu dia a dia.

Aprenda a Engolir o Sapo Diariamente e Transforme Sua Produtividade

O escritor Mark Twain dizia que se você tiver que comer um sapo, tudo o que vier depois será muito mais fácil de engolir. A ideia de engolir o sapo é tão fundamental para o autor Brian Tracy que o nome original do livro é “Eat That Frog!”.

Iniciar o dia realizando a tarefa que é mais difícil e mais importante — o seu “sapo” — é um hábito consistente que pode elevar sua produtividade e performance acima de 99% das pessoas.

Mas como fazer isso? Se você acha difícil decidir qual das suas várias tarefas do dia é a mais importante, use o truque: a tarefa mais importante é aquela que você mais está enrolando para fazer.

Essa resistência em realizar uma tarefa indica claramente quais são as prioridades. Aliás, este também é o primeiro dos Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes: faça primeiro o mais importante.

Fazer primeiro sua tarefa mais importante tem duas recompensas práticas para o seu bem-estar:

1. Liberação de Endorfina: Ao completar uma tarefa difícil, endorfinas são liberadas em seu corpo. Você sente uma alegria e satisfação imediata por se livrar de algo que estava consumindo sua energia.

   Isso pode criar um ciclo virtuoso, viciando-o em encarar tarefas mais complicadas.

2. Caminho para o Sucesso de Longo Prazo: Vencer a procrastinação é fundamental para a produtividade. Ao fazer o mais difícil primeiro, você se coloca no caminho do sucesso duradouro.

Brian Tracy, ao defender a importância de fazer o mais importante primeiro, compila uma lista de maneiras de superar a preguiça e se tornar altamente eficiente e produtivo. Tudo começa com uma das técnicas mais populares de todos os tempos: definir suas metas.

Aumente Sua Clareza Definindo Metas do Jeito Certo

Definir metas pode parecer repetitivo, mas funciona. Brian Tracy traz uma visão detalhada sobre o estabelecimento de metas. Por exemplo, para metas profissionais, não as defina sozinho. Faça-o em conjunto com quem importa, como seu chefe.

Siga estes passos:

• Escreva a meta: De forma clara e específica.

• Vá além: Inclua todos os passos que você precisa dar para sair da sua situação atual até chegar ao resultado desejado.

• Transforme em plano: Converta essa lista em um plano de ação prático.

• Priorize: Organize as tarefas na ordem em que devem ser feitas.

• Defina limites de tempo: Tanto para atingir a meta final quanto para cada uma das tarefas listadas.

• Aja diariamente: Um plano não vale de nada sem ação. Faça algo todo dia para avançar em suas metas, riscando cada passo da sua lista.

No final de cada dia, liste as tarefas mais importantes que precisam ser feitas no dia seguinte. Pense no planejamento como um roteiro.

Inclua as tarefas que normalmente você faz, como levar seus filhos para a escola ou ir à academia, mas também deixe um espaço de folga para as tarefas importantes que o ajudarão a cumprir suas metas.

Este é um refinamento da sua meta. Se antes você definiu um plano geral das suas metas e os passos para atingir cada uma, agora você precisa escolher, dentro daquela lista gigantesca, quais são as poucas tarefas importantes que você consegue realizar no dia seguinte.

Quando você faz isso, sua produtividade pode aumentar em até 25%.

Priorize com o Princípio de Pareto (Regra 80/20)

O Princípio de Pareto afirma que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Seu trabalho é identificar, dentro daquela lista gigantesca de atividades, quais são os 20% que trarão o maior impacto.

Claro que isso não é matematicamente perfeito, mas ajuda a ter uma noção clara do balanço entre esforço e resultado, auxiliando-o a priorizar o que realmente é importante.

Ao planejar seu dia seguinte, evite criar uma lista enorme de pequenas tarefas que, no fundo, não o levarão a lugar algum. É melhor escolher menos tarefas, mas realizar aquelas de grande impacto.

Como identificar as tarefas mais importantes? Não fique focado prestando atenção na tarefa em si. Em vez disso, pense na consequência de você cumprir uma certa tarefa. Para isso, faça três perguntas:

1. Quais são as tarefas que trarão o maior impacto na minha vida?

2. O que posso fazer sozinho que trará um impacto mais significativo?

3. Qual é o melhor uso do meu tempo agora, neste momento?

Faça sempre a tarefa de maior impacto primeiro, principalmente se ela for trazer consequências positivas que se acumularão a longo prazo.

Procrastinação Criativa: Faça Acontecer Mesmo Quando Não Quiser o Sapo Grande

A procrastinação está em nosso DNA. Por mais produtivo que você seja, uma hora ou outra, acabará procrastinando. E quando isso acontecer, você pode usar a estratégia da procrastinação criativa.

Em vez de ficar procrastinando e dizendo “não estou com vontade de fazer nada, vou ficar rolando o feed das redes sociais” ou “estou cansado, vou assistir televisão”, use esse tempo.

Se estiver cansado, faça aquelas tarefas simples, pequenininhas, menos importantes que você tem evitado. Uma boa dica é já deixar uma lista específica com essas pequenas atividades, e focar nelas quando sentir que não tem energia suficiente para engolir o sapo grande, ou seja, fazer as tarefas que realmente são importantes.

Classifique Suas Tarefas com o Método ABCDE

Quando tiver sua lista de tarefas pronta, classifique cada uma delas usando as letras A, B, C, D e E.

• A: Tarefas Essenciais (Faça Agora)

  São tarefas que você deve fazer agora porque são muito importantes e obrigatórias. Ignorá-las trará um problema ou impacto negativo na sua vida. Por exemplo, uma tarefa “A” é algo que seu chefe pediu e você tem que entregar até o final da semana.

• B: Tarefas Importantes (Deveria Fazer)

  São tarefas que você deveria fazer, como responder uma mensagem importante no WhatsApp ou fazer um acompanhamento de venda para um cliente. São coisas importantes, sim, mas não são, digamos, obrigatórias com a mesma urgência das tarefas “A”.

• C: Tarefas Opcionais (Seria Bom Fazer): São as tarefas que seria bom você fazer, mas que não são obrigatórias, nem urgentes.

  Um exemplo é almoçar com um colega de trabalho. Seria muito bom, algo que ajuda na sua rede de contatos, mas se você não for, não há um grande resultado negativo.

• D: Tarefas Delegáveis (Delegue): São tarefas que você pode delegar.

  Se você tem uma equipe, uma secretária ou outra pessoa para quem possa passar essa tarefa sem que a diferença no resultado seja um grande problema, delegue! Saber delegar é fundamental para alocar melhor seu tempo e se concentrar nas atividades do tipo “A” que apenas você pode fazer.

• E: Tarefas a Eliminar (Elimine): São as tarefas que você tem que eliminar.

  Aquelas que um dia você anotou na sua lista, mas que percebeu que não eram tão importantes, nem urgentes, ou que perderam o sentido com o passar do tempo. Elimine-as da sua lista.

Foques nas Áreas Essenciais e Aplique a Lei das Três Tarefas

Existem várias áreas na sua vida, mas nem todas têm a mesma importância. Saúde, família, trabalho, finanças são áreas essenciais e merecem uma atenção especial.

O ideal é focar nessas áreas mais importantes, especialmente naquelas em que você é o único responsável pela conclusão das tarefas.

Para cada uma dessas áreas, você pode aplicar a Lei das Três Tarefas: olhe sua lista completa e escolha três tarefas que geram maior valor, aquelas que contribuem para resultados significativos naquela área.

Depois, concentre-se nessas três tarefas, porém, uma de cada vez. Antes de se distrair com o resto, que são os itens de menor importância, lembre-se: você somente consegue engolir um sapo por vez, uma coisa de cada vez.

Sua Preparação Pode Ser Tão Importante Quanto a Ação

Antes de começar qualquer atividade ou tarefa, pegue tudo o que você vai precisar para que ela seja cumprida. Se você não faz isso, toda hora terá que ficar interrompendo o trabalho para buscar alguma coisa. Isso acaba dando um motivo a mais, uma desculpa, para você se distrair e procrastinar.

Para evitar distrações, livre-se daquilo que não é necessário. Se você não vai precisar do celular, deixe-o em outra parte da casa. Se não vai precisar de internet, desligue o Wi-Fi.

Na sua preparação, identifique seus pontos fracos. O que está impedindo você de cumprir aquela tarefa? Será que você precisa adquirir alguma habilidade? Tem que estudar um pouco mais para aprender como fazer aquilo?

Investir em você mesmo é uma excelente maneira de superar suas limitações. Às vezes, o que basta é apenas aprender como resolver um certo assunto.

A capacidade de aperfeiçoar suas habilidades de maneira intencional é algo que diferencia os seres humanos de outros animais. Não desperdice este presente, essa capacidade que temos.

Coloque Pressão em Si Mesmo e Mantenha-se em Ação

Não seja o passageiro da sua vida, seja o piloto. Não espere outra pessoa chegar para poder motivá-lo, orientá-lo ou dizer o que você tem que fazer.

Defina padrões altos para si mesmo de uma maneira que o colocará sob pressão para ir além de onde você consegue hoje.

Uma dica é colocar prazos bem curtos para realizar sua tarefa, de maneira que você esteja sempre com uma consequência negativa caso relaxe ou não cumpra o prazo que você mesmo definiu.

Preste atenção também no seu monólogo interno, essa voz interna. Tente desenvolver uma conversa positiva na sua cabeça, algo que o motive a estar sempre em movimento, sempre em ação.

Uma dica para manter um diálogo interno positivo é evitar reclamar, parar de culpar os outros e parar de dar desculpas para não cumprir ou não fazer aquilo que você deveria estar fazendo.

A Tecnologia: Um Mestre Terrível, um Excelente Servidor

Você tem aí no seu bolso um computador extremamente poderoso: seu telefone. Este computador pode fazer você ficar horas e horas arrastando o feed da rede social para cima, ou pode ajudá-lo a estruturar sua vida, alertá-lo sobre tarefas importantes que você tem que fazer.

Muitos de nós temos uma certa tendência de colocar a culpa no celular por tudo de negativo que acontece em nossa vida, mas o segredo está no foco.

Se você focar em aplicativos e funcionalidades bobas de distração, claro que a tecnologia vai atrapalhá-lo e dominá-lo.

Agora, se você focar no celular e no computador como ferramentas que vão facilitar o seu trabalho e sua boa performance, aí a performance vai para as alturas. É você que está dominando a tecnologia, você faz da tecnologia seu serviçal perfeito.

Você pode usar gerenciadores de tarefas com lembretes de horário, geolocalização, inteligência artificial, tudo para indicar qual é o próximo passo a ser realizado.

Use a ferramenta de busca, os filtros, as etiquetas. Tudo isso mostrará exatamente o que você tem que fazer em cada contexto do seu dia. E aí, você vai focar em uma tarefa de cada vez.

Evite o modo multitarefa do computador, com um monte de abas, um monte de aplicativos, vários programas abertos.

Desligue as notificações e os alertas, principalmente se forem de grupos de mensagem ou e-mail. Assim, quando estiver fazendo uma tarefa, você fica inteiramente focado apenas em finalizar aquele seu trabalho, sua prioridade.

Quebre Tarefas Grandes em Pequenos Pedaços

A procrastinação acontece mais com tarefas grandes e difíceis. O resultado é que você tem que quebrar aquela tarefa grande em pequenos pedaços; aí ficará mais fácil.

O principal motivo da procrastinação é a preguiça que a gente tem de enfrentar uma tarefa que é muito grande, abstrata ou complicada.

Uma boa maneira de resolver o problema é pegar aquela tarefa complexa, grande, complicada e transformá-la num projeto que tem vários passos, várias tarefas pequenas.

Por exemplo, “escrever um livro”. Nossa, não sei nem por onde eu começo! É uma tarefa grande, desafiadora, e muita gente procrastina porque é assustador.

Agora, pense na seguinte tarefa: “fazer o rascunho, o esqueleto do primeiro capítulo”. É uma tarefa menor.

Você consegue resolver com alguns momentos de reflexão: “primeiro tenho que falar disso, depois vou falar daquilo, depois vou falar daquilo outro”.

“Escreveu o primeiro parágrafo do primeiro capítulo”? Aí está outra tarefa pequena.

É assim que tem que ser, porque, pensando bem, ninguém consegue realizar uma tarefa gigante e abstrata como “declarar Imposto de Renda”. Não existe isso.

Você tem que baixar o programa, abrir o programa, e por aí vai. Temos várias pequenas tarefas dentro de um projeto grande, e é isso que vai gerar o resultado final.

Sua lista de tarefas é a mesma coisa. Seu trabalho é fazer com que essas tarefas supostamente grandes sejam quebradas naquilo que elas realmente são: pequenas tarefas.

Quando você faz isso, vai se lembrar de fazer uma única pequena tarefa por vez. O ideal é começar e terminar dentro de uma sessão de trabalho.

Se sua tarefa não consegue ser terminada em uma sessão de trabalho, quebre-a em pedaços ainda menores.

Use a Técnica dos Blocos de Tempo e Desenvolva um Senso de Urgência

A técnica dos blocos de tempo é uma das mais efetivas no mundo da produtividade. O que você vai fazer: escolha uma única tarefa e para essa única tarefa você vai separar um “bloco de tempo”, ou seja, uma quantidade de “X” minutos que você vai definir.

Coloque o timer, o cronômetro, com o tempo que você definiu e trabalhe apenas e exclusivamente nessa única tarefa até o final, até o despertador tocar.

Durante esse bloco de tempo, todas as distrações ficam de lado: celular desligado, em outro cômodo; internet apenas para aquilo que você vai precisar; e a porta fechada. Sem distração.

No máximo, deixe um pedaço de papel e uma caneta, porque se de repente vier uma distração na sua cabeça (“Ah, esqueci de comprar queijo!”), você anota para resolver isso depois, mas não vai ficar distraído com pensamentos aleatórios.

Além disso, o tempo tem que ser usado a seu favor. Você vai usar o hábito de criar e definir prazos para si mesmo para sua tarefa, mesmo para uma tarefa que não tenha um prazo externo, ninguém cobrando. Você que vai se cobrar.

Por exemplo, se você fala: “Nossa, eu tenho uma empresa e faz tempo que estou querendo documentar um processo de atendimento ao cliente”, mas você nunca fez isso, então coloque o prazo e coloque também uma consequência negativa caso não cumpra esse prazo.

Definir prazos para tarefas importantes é fundamental. Se você não faz isso, é muito simples: você apenas ficará cuidando de tarefas que são urgentes (aquela que tem alguém cobrando).

Aí, o que é importante, mas não tem prazo, fica em segundo plano. Na sua rotina, você somente terá engolido os sapos urgentes que são importantes para os outros, mas acabará ignorando os sapos que realmente são importantes para você.

Conclusão

O livro “Comece Pelo Mais Difícil” tem um valor imenso ao compilar diversas técnicas de produtividade, como o hábito de fazer primeiro o mais importante.

Ao aplicar esses princípios, você estará pavimentando o caminho para uma vida mais organizada, eficiente e com muito menos procrastinação.

O segredo está em começar. E o melhor lugar para começar é engolindo o seu sapo mais difícil.