Cansado de Listas de Tarefas Bagunçadas? Descubra o Segredo para uma Produtividade Imbatível!
Você já tentou criar uma lista de tarefas, mas depois de um tempo sentiu que ela começou a ficar gigante e desorganizada? Se a resposta for sim, este artigo traz uma dica simples, mas valiosa, para você se organizar melhor e finalmente conquistar sua produtividade.
A Raiz do Problema: Por Que Suas Listas Se Perdem?
Primeiro, precisamos entender a origem dessa frustração. Sua lista de tarefas, que começou tão bem, acabou se tornando um emaranhado de pendências.
Qual o motivo? Certamente não foi falta de vontade ou iniciativa de sua parte. O simples fato de você se dar ao trabalho de listar suas tarefas já demonstra uma intenção positiva.
No início, com todo aquele entusiasmo, você cria uma lista com todas as suas pendências, seja em um aplicativo ou no bom e velho papel e caneta.
Você começa a listar as tarefas que deseja realizar no dia e vai marcando cada uma conforme conclui a atividade.
Essa é uma técnica básica de gestão de tarefas, mas ela tem um problema: a frustração de quando o dia acaba e, apesar de toda a energia e disposição, ainda há um monte de coisas a fazer na lista.
Quando você não consegue concluir todas as tarefas, elas se acumulam. De repente, você está com uma lista enorme, desorganizada e que, no final das contas, já não serve mais para te ajudar.
O problema central é a falta de organização eficiente.
A Solução Mágica: Organize Suas Tarefas por Contexto
Existe uma maneira simples de resolver esse problema: basta usar contextos para organizar suas tarefas.
Os contextos esclarecem quando e onde você deve fazer cada tarefa, trazendo clareza e foco.
Considere o modo básico de organizar uma lista de afazeres: a organização baseada em datas. Você simplesmente lista todas as atividades que deseja fazer naquele dia e começa a executar.
Mas, qual critério você usa para escolher por onde começar? É aí que mora um grande problema! Você tem que ler a lista inteira de tarefas para escolher uma delas que será sua prioridade.
Isso é relativamente simples quando você tem uma lista pequena, com poucos itens. Você lê rapidinho e implementa.
No entanto, quando sua lista começa a ficar longa, você sentirá que está gastando muita força de vontade apenas para a leitura dos itens e a escolha da ordem de prioridade.
E a força de vontade, como já deve ter percebido, é um recurso escasso que pode fazer você se esgotar antes mesmo de começar.
Para você não se desgastar olhando todos os itens da sua longa lista de tarefas, a melhor coisa a fazer é separar as tarefas de acordo com o contexto.
Isso traz maior organização para sua vida e torna muito mais fácil gerenciar suas pendências de uma forma ordenada.
O Que São Contextos? Exemplos Práticos
Na organização por contexto, você não vai fazer uma única lista geral de várias tarefas.
Em vez disso, você cria diferentes listas específicas de tarefas para cada objetivo ou situação. Você marca a tarefa com o contexto em que ela pode ser realizada.
Vou te dar alguns exemplos:
- Locais Geográficos: Você pode usar contextos como “Casa”, “Trabalho”, “Shopping Center” ou “Centro Comercial”. Assim, você marca as tarefas que pode fazer em cada um desses lugares.
- Quantidade de Tempo Disponível: Marque as tarefas que pode fazer quando tem “Muito Tempo Disponível” e as que pode fazer quando tem “Pouco Tempo Disponível”.
- Pessoas Envolvidas: Outra possibilidade é usar contextos dependendo das pessoas envolvidas. Marque as tarefas que você pode realizar na companhia de uma determinada pessoa ou de um grupo específico.
- Disponibilidade de Energia/Motivação: Crie contextos para tarefas que exigem “Alta Energia” ou “Baixa Energia”.
Com os contextos, você se torna mais produtivo filtrando suas tarefas.
A organização de tarefas por contextos é uma das principais estratégias apresentadas no clássico livro de produtividade “Getting Things Done” (GTD), que se tornou referência mundial.
Você precisa ter uma lista de tarefas diferente para cada contexto, para cada situação em que se encontra.
Por exemplo, se você percebe que tem alguns minutinhos livres enquanto está na fila, de bobeira, pode resolver algumas pendências rápidas que usam o telefone.
Contextos podem ser lugares, tempo disponível, pessoas, ou até mesmo sua disponibilidade de energia e motivação.
A grande vantagem de filtrar de acordo com o contexto é que você ganha mais relevância nas informações.
Você se torna mais produtivo, formando filas de tarefas dentro de projetos específicos. Você sempre marca as tarefas com os contextos em que elas podem ser realizadas.
Assim, quando você se encontrar em um determinado contexto, basta verificar quais tarefas pode realizar naquele momento específico e começar a executar suas atividades.
Alavancando a Tecnologia para Contextos
Você pode usar, claro, papel e caneta para marcar os contextos em sua lista de tarefas. É possível, mas não é tão produtivo.
Cada vez que você está em um contexto diferente, você precisa ler todas as tarefas listadas no papel para identificar quais atividades estão disponíveis para você naquele momento.
O ideal para tornar tudo mais fácil é usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas que permita utilizar contextos. Praticamente todos eles têm isso hoje em dia.
Imagine que você tem todas as suas tarefas registradas em um aplicativo e cada uma delas marcada com os devidos contextos.
No seu dia a dia, você entrou no shopping, abriu o aplicativo de gerenciamento de tarefas no celular e, ao aplicar o filtro “Shopping”, consegue ver apenas as atividades que pode realizar ali.
Se você usar uma técnica mais avançada, também pode filtrar de acordo com dois (ou mais) contextos. Isso resultará em uma lista ainda mais refinada.
Por exemplo, você está no seu trabalho e acaba de receber a visita de um colega chamado Carlos. Você pega o gerenciador de tarefas e aplica dois filtros: um para as tarefas que pode fazer no escritório/trabalho e outro para as que pode resolver junto com seu colega Carlos.
Assim, você consegue rapidamente visualizar as demandas que pode resolver com Carlos no seu trabalho.
Geralmente, os contextos são utilizados como tags ou etiquetas. Praticamente todos os aplicativos de gerenciamento de tarefas têm isso.
Alguns desses aplicativos até mesmo possuem alarmes integrados ao GPS do smartphone para lembrar automaticamente quando você chega em um local específico, mostrando: “Olha, neste lugar onde você chegou, há essa tarefa para fazer!”.
Transforme Sua Produtividade e Alcance Seus Objetivos
Organizar tarefas por contexto pode realmente mudar sua vida. Se sua lista está muito grande e você se desgasta lendo pendências que são irrelevantes para o contexto em que você se encontra, você está gastando força de vontade para tomar decisões desnecessárias.
Talvez seja a hora de experimentar uma forma diferente, uma forma mais produtiva de gerenciar suas tarefas.
Para você criar um planejamento de vida sério, é fundamental incluir um bom gerenciador de tarefas e listar todas as suas metas de vida.
Você vai quebrar essas metas em pequenas tarefas, marcadas com os contextos certos. Fazendo isso, perceberá rapidamente como gerenciar suas tarefas de uma maneira muito mais produtiva.
Quando você chega em um lugar, com apenas alguns cliques, sabe exatamente o que precisa fazer, sem perder tempo tentando descobrir.
Você pode refinar sua lista de tarefas combinando lugar com o tempo que você tem disponível e as pessoas que estão ao seu redor.
Organizar tarefas por contexto é uma técnica que traz muita produtividade para o seu dia a dia, fazendo com que você se aproxime de suas grandes metas de vida com muito mais velocidade e eficiência.
O ideal é que essa técnica seja aplicada junto com um planejamento de vida sério, que cubra todas as áreas de sua vida e contenha as ações necessárias para que você realmente alcance o que deseja.
Comece hoje mesmo a aplicar os contextos em suas tarefas e veja sua produtividade decolar!
