Método GTD: Diga Adeus à Sobrecarga e Conquiste a Alta Produtividade

Você se sente desorganizado, sobrecarregado, sem saber por onde começar diante de tantas tarefas a fazer? Imagine um sistema de produtividade pessoal que vai livrar você desse estresse, ajudando-o a escolher automaticamente a próxima tarefa a ser feita.

É assim que você conseguirá estabelecer prioridades e alcançar grandes resultados!

Essa é a promessa do método Getting Things Done (GTD), criado por David Allen e publicado no Brasil com o título “A Arte de Fazer Acontecer”.

O GTD pode ser entendido como um fluxograma: na entrada, você coloca todas as demandas da sua vida, e essas demandas passam por uma série de etapas que o guiarão à sua próxima tarefa.

Basta seguir o fluxo, e você saberá sempre qual é a próxima ação a realizar, de acordo com uma ordem lógica que se adapta a cada situação da sua vida.

Mesmo tendo sido criado há quase 20 anos, o GTD já foi utilizado por milhões de pessoas ao redor do mundo e continua sendo um método de produtividade pessoal preferido por muitos.

O motivo é simples: o sistema realmente funciona.

Neste guia detalhado, veremos como você pode aplicar o GTD em sua vida, entendendo como montar seu fluxo de atividades, estabelecer prioridades em seus projetos e como usar marcadores para sempre saber a próxima tarefa certa a ser realizada.

Você estará pronto para elevar sua produtividade pessoal a um outro patamar.

O Princípio Fundamental do GTD

O princípio básico do GTD é que todas as demandas da sua vida devem estar em um sistema confiável.

Quanto menos tarefas você tiver na sua cabeça, melhor. O objetivo é tirar as demandas da sua mente e colocá-las em um sistema único e confiável.

Nossa energia mental é atraída para o que está incompleto. Quando temos muitas tarefas inacabadas, temos maior dificuldade em manter a atenção focada em uma única atividade, pois estamos sempre nos lembrando de que existem outras coisas competindo por nossa atenção.

Você já notou o alívio que sente ao concluir uma tarefa? Ela “vai embora” da cabeça e para de sugar sua energia mental.

Nossa mente é uma excelente ferramenta de imaginação, conexão de ideias e criação de soluções, mas é uma péssima ferramenta de armazenamento.

Quando a usamos para ficar lembrando de tudo que precisa ser feito, causamos uma sobrecarga. Assim, não conseguimos nem mesmo lembrar de tudo, nem deixamos espaço livre para a mente criar ideias e imaginar soluções.

A saída para isso é colocar todas as suas demandas por escrito, em um só lugar.

Para ganhar eficiência, você terá um único local com todas as tarefas da sua vida, organizadas por projeto, contexto e prioridade.

Imagine como seria seu dia abrindo o sistema, e ele automaticamente lhe dissesse: “No dia de hoje, neste contexto, é isso que você tem que fazer”, mostrando as tarefas na ordem correta e com todos os detalhes necessários para começar a agir com alta produtividade.

Isso pode se tornar realidade se você incorporar ao seu fluxo de trabalho as cinco fases do GTD: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.

As 5 Fases do Método GTD

Vamos agora detalhar cada uma dessas etapas.

1. Coletar: Capture Todas as Suas Demandas

A primeira etapa é coletar todas as suas demandas em “caixas de entrada” assim que elas aparecem em sua vida, sem o risco de deixar nada de fora.

Para ter um sistema confiável, você deve coletar absolutamente tudo nessas caixas de entrada.

Caixas de entrada são locais físicos ou digitais onde você vai registrar as demandas que surgem no seu dia a dia.

Pode ser uma caixa de e-mail, uma bandeja física para correspondências ou uma lista em um gerenciador de tarefas. No GTD, essas caixas são o ponto de partida das tarefas em seu fluxo de produtividade.

Você pode ter quantas caixas de entrada achar necessárias, mas o ideal é ter o mínimo possível para gerenciar suas demandas de forma organizada.

Uma boa prática é ter três: uma caixa de entrada digital/virtual, uma caixa de entrada física em casa e uma caixa de entrada física no escritório.

Para a caixa de entrada digital, escolha um aplicativo de gerenciamento de tarefas que você possa instalar no celular e no computador, com sincronização entre dispositivos.

Centenas de opções existem; escolha um que permita criar múltiplas listas, ativar datas e tarefas recorrentes, e adicionar tags ou etiquetas.

Sempre que uma nova demanda aparecer, anote-a rapidamente na caixa de entrada do seu gerenciador de tarefas.

A agilidade é fundamental: isso vai deixar sua mente mais tranquila, evitando que ela fique ocupando espaço mental com preocupações.

Por exemplo, viu que está faltando leite na geladeira? Anote rapidamente “comprar leite”. Recebeu um e-mail com uma atividade a ser feita? Anote a demanda ou até mesmo encaminhe o e-mail para seu gerenciador.

Já suas caixas de entrada físicas devem ser locais pré-definidos para colocar objetos que precisam de alguma ação (correspondências, contas, documentos).

Se possível, transformar itens físicos em informações virtuais (tirar uma foto, por exemplo) e anotá-los em seu gerenciador de tarefas é ainda melhor.

O importante não é a forma específica de coletar, mas sim a atitude de sempre coletar tudo que aparece em sua vida nas caixas de entrada.

Evite guardar as coisas na cabeça. Seu gerenciador de tarefas é capaz de armazenar tudo de forma muito mais eficiente e organizada.

Na primeira vez que você aplicar o GTD, dará um trabalho maior, pois você terá que fazer uma coleta geral, pensando em todas as áreas da sua vida e anotando tudo que precisa fazer.

Depois dessa coleta inicial, o ato de coletar se tornará um hábito diário: sempre que algo novo chamar sua atenção, você rapidamente o anota.

2. Processar: Defina o Significado de Cada Item

A segunda etapa é processar o significado de cada item coletado para definir o que você precisa fazer com relação a ele.

Você vai processar sua caixa de entrada item por item, sem deixar nada para trás, separando o que é passível de ação do que não é.

Para processar um item, faça três perguntas:

• O que é isso? (Para reconhecimento. Às vezes, colocamos algo na caixa de entrada por acharmos importante, mas ao examinar, percebemos que não era.)
• É passível de ação? (Posso fazer algo a respeito?)

  • Se não for passível de ação: Você tem três opções:

    • Descartar: Simplesmente apague o item. Ex: “O preço do ouro caiu 10%”. E daí? Não há uma ação prática a ser feita.
    • Incubar: Mova o item para uma lista chamada “Algum dia/Talvez”. Essa lista guarda ideias que você não vai fazer agora e nem tem certeza se fará no futuro.
    • Guardar como referência: Se o item não é ação nem futura ação, mas pode ser consultado depois (ex: resultado de um exame médico), mova-o para uma lista de referência. Esta deve ser um sistema de arquivos separado do seu gerenciador de tarefas.
  • Se for passível de ação: Agora vem a pergunta crucial que vai mudar sua produtividade pessoal:
• Qual é a próxima ação? (Você só pode fazer uma coisa de cada vez.)

A resposta a essa pergunta pode levar a dois caminhos:

• Tarefa Única: Se a próxima ação é uma tarefa que você pode fazer de uma só vez (uma “tacada”), ela deve ser movida para uma lista de tarefas avulsas.

• Projeto: Se a próxima ação precisa de várias etapas para ser realizada, ela será transformada em um projeto. Um projeto é qualquer tarefa que exige mais de um passo.

  • Por exemplo, “trocar seus óculos” não é uma única ação. É um projeto que envolve: marcar consulta, ir ao oftalmologista, fazer exames, pegar a receita, ir à ótica, comparar preços, escolher os óculos, esperar ficar pronto, recolher os óculos, verificar a qualidade das lentes.

  • Você deve criar um projeto chamado “Trocar Óculos” em seu gerenciador de tarefas e, dentro dele, listar todos os pequenos passos que precisam ser dados.

    Cada passo deve ser uma ação singular, algo que você realmente possa fazer. Quebrar as tarefas em passos pequenos ajuda a evitar a procrastinação e facilita a execução.

A Regra dos Dois Minutos: Uma tarefa que leva menos de dois minutos para ser realizada não vale a pena ser colocada no sistema.

Simplesmente faça-a imediatamente, nessa fase do processamento. O tempo que você levaria para adicionar, processar e organizar a tarefa na lista é maior do que o tempo para executá-la.

Se a tarefa leva mais de dois minutos, você tem duas opções:

• Delegar: Se a tarefa não precisa ser feita por você ou não pode ser feita por você, deve ser delegada.

  Anote essas tarefas em uma lista específica do seu gerenciador de tarefas chamada “À Espera”. Isso ajuda a acompanhar tudo que você delegou e a fazer cobranças quando necessário, incluindo a quem delegou e, se preciso, uma data para prestação de contas.

• Fazer Você Mesmo: Se a tarefa não pode ser delegada:

  • Com Data Certa: Se a tarefa tem uma data ou horário específico para ser feita (ex: consulta médica), coloque-a em uma lista chamada “Calendário”.

    Cuidado para não colocar uma data para todas as tarefas; o calendário é apenas para compromissos que precisam ser feitos naquele dia/hora.

  • Sem Data Certa: Tarefas que não têm um dia específico ficam com um marcador chamado “Próximas Ações”.

    Dentro de cada projeto, você terá uma lista de próximas ações. Por exemplo, dentro do projeto “Trocar Óculos”, você terá a próxima ação: “Agendar consulta oftalmológica”.

3. Organizar: Adicione Marcadores de Contexto

A terceira etapa do fluxo do GTD, após coletar e processar, é a organização.

Nesta fase, você precisa garantir que todas as suas listas estejam prontas, e aqui você vai adicionar marcadores de contexto (tags) para cada uma das tarefas.

Pense nesses marcadores como filtros que lhe dirão exatamente o que fazer em cada situação da sua vida.

Você precisa pegar cada tarefa listada entre suas “Próximas Ações” (ou dentro de um projeto) e adicionar marcadores de:

• Lugar: Onde a tarefa pode ser feita (ex: @Telefone, @Casa, @Escritório).

  Alguns gerenciadores de tarefas permitem até marcadores de geolocalização, notificando-o quando você estiver perto de um local onde uma tarefa pode ser realizada.

• Tempo Disponível: Quanto tempo a tarefa leva (ex: 15min, 30min, P=pouco, M=médio, G=grande).
• Energia/Vitalidade Disponível: Quanta energia a tarefa exige (ex: baixa energia, alta energia).
• Prioridade: A urgência e importância da tarefa (ex: Prioridade 1=urgente e importante, Prioridade 2=não urgente mas importante, Prioridade 3=urgente mas não importante, Prioridade 4=nem urgente nem importante).

A grande vantagem disso é que você pode combinar os marcadores para encontrar a tarefa certa para o momento certo.

Por exemplo, você está em casa com 15 minutos disponíveis? Abra o gerenciador e filtre apenas as atividades marcadas com “@Casa” e tempo “15min” (ou “P”). Assim, você saberá exatamente o que pode fazer naquele momento.

4. Revisar: Mantenha Seu Sistema Confiável

A única maneira de não precisar ficar se lembrando o tempo todo de tudo que tem a fazer é confiar no seu sistema de produtividade.

Para isso, você precisa coletar tudo que aparece em sua vida no sistema e também fazer revisões periódicas para garantir que tudo está em seu devido lugar.

No dia a dia, o ato de coletar deve ser rápido e simples: uma nova demanda aparece, você a joga na caixa de entrada.

Não se preocupe com detalhes, etiquetas ou prazos na hora de coletar. Essa organização é feita durante sua Revisão Semanal, uma etapa dedicada com atenção, em um dia e horário específicos.

A recomendação é fazer a Revisão Semanal na sexta-feira à tarde, para finalizar bem a semana e iniciar o fim de semana com a mente livre.

Mas pode ser qualquer outro dia ou horário que se adapte à sua rotina.

Sua Revisão Semanal deve seguir um roteiro, um passo a passo (checklist), que você definirá.

Ele geralmente começa com o esvaziamento de todas as suas caixas de entrada:

• Pegue cada item e faça as perguntas das etapas de Processar e Organizar:

  • “O que é isso? É passível de ação?”
  • Se não for, descarte, incube (“Algum dia/Talvez”) ou guarde como referência.
  • Se for passível de ação, pergunte: “Qual é a próxima ação?”
  • Coloque a ação em uma lista de tarefas avulsas, dentro de um projeto com múltiplos itens, ou na lista de calendário (se tiver dia/hora específico).
  • Ao fazer isso, marque a tarefa com as etiquetas de contexto (lugar, tempo, energia, prioridade).

• Depois de esvaziar suas caixas de entrada, seu roteiro de Revisão Semanal pode incluir outros itens, como verificar o extrato bancário, preparar a lista de compras da semana, ou reprogramar eventos futuros.

  O objetivo é que tudo esteja atualizado e em ordem, deixando-o com a sensação boa de controle.

5. Fazer: Execute Apenas a Próxima Ação

A quinta e última das cinco etapas do GTD é “Fazer”, porque, claro, um sistema de produtividade só terá sentido se você realmente executar aquilo que planejou.

Não adianta nada ter tudo organizado em um sistema confiável se isso não se transforma em ação prática.

Para isso, você deve se concentrar em executar apenas a próxima tarefa.

Diante dos seus planos grandiosos, das dificuldades do dia, da pilha de tarefas, o segredo é focar em realizar a próxima ação.

Com o sistema GTD, fica muito fácil decidir o que fazer a seguir.

A maneira mais produtiva de fazer isso é consultar seu gerenciador de tarefas e perguntar: “Qual é a prioridade de atividade que posso fazer no lugar/contexto onde estou agora?”

Por exemplo, você está no seu escritório. Você pergunta: “Quais são as tarefas de prioridade número 1 que têm o marcador @Escritório?” Seu gerenciador lhe mostrará exatamente o que fazer.

Você pode refinar ainda mais, adicionando filtros como tempo e energia disponíveis: “Quais são as tarefas de prioridade número 1, no escritório, que posso realizar em 30 minutos e exigem pouca energia?” Ao usar esses filtros, você elimina o que não é relevante ou o que não pode fazer naquele momento, e fica muito mais fácil saber qual é o próximo passo.

No seu dia a dia, concentre-se em fazer o que precisa ser feito. A etapa “Fazer” não é sobre ter um sistema bonito e organizado; o objetivo é produzir.

Você deixará a organização para a sua Revisão Semanal. Quando algo novo aparece, você apenas coleta na sua caixa de entrada e deixa para processar e organizar mais tarde, na revisão. Mas no seu dia a dia, o foco é em fazer.

Com este método, você estará apto a transformar grandes sonhos em realidade, uma tarefa de cada vez.