Desvende o Segredo da Produtividade: Os 5 Princípios do Método C.C.O.R.E.
Você se sente sobrecarregado, estressado e com a sensação de que nunca consegue dar conta de tudo?
Há alguns anos, tive uma revelação ao descobrir cinco princípios-chave da produtividade que, praticamente da noite para o dia, me tornaram imediatamente mais produtivo e diminuíram significativamente o estresse na minha vida.
Estes princípios são o cerne da metodologia C.C.O.R.E. e se baseiam em um dos livros mais impactantes sobre o tema: “Getting Things Done” (GTD), de David Allen, que é, sem dúvida, a bíblia da produtividade.
Conhecer e aplicar esses ensinamentos transformou por completo a minha forma de lidar com tarefas e compromissos.
A metodologia “Getting Things Done” (GTD), desenvolvida por David Allen, é amplamente considerada a “bíblia da produtividade”.
Recomendo a leitura do livro, pois é a obra que mais transformou minha própria produtividade e milhões de pessoas ao redor do mundo concordam.
Se você se interessa por produtividade, precisa conhecer o GTD.
O ponto central do GTD é que todos nós temos inúmeros compromissos e tarefas em diferentes áreas da vida – trabalho, casa, estudos, amigos.
Frequentemente, tentamos guardar tudo isso na cabeça, o que nos deixa sobrecarregados e estressados. O GTD oferece um sistema para organizar todos esses compromissos e realizá-los de forma eficaz.
Allen destaca duas dimensões de organização: horizontal e vertical.
Horizontalmente, buscamos manter todas as áreas da nossa vida (trabalho, casa, relacionamentos) organizadas e claras, com um entendimento do que precisa ser feito.
Verticalmente, dentro de cada projeto ou área, queremos ser eficientes para atingir nossos objetivos específicos.
O GTD se baseia em um processo de cinco passos simples, mas poderosos: Capturar, Clarificar, Organizar, Refletir e Engajar – o C.C.O.R.E.
Vamos explorar cada um deles.
1. Capturar
A premissa principal do GTD é que nossa mente serve para ter ideias, não para guardá-las.
Uma das maiores causas de baixa produtividade e estresse é usar o cérebro como uma lista de tarefas. O primeiro passo, Capturar, significa anotar qualquer “ciclo aberto” na sua mente – tudo o que você precisa fazer, lembrar ou qualquer ideia que surja.
Eu sou totalmente obcecado por capturar; para mim, foi o fator mais importante para me tornar mais produtivo e menos estressado.
No instante em que tenho uma ideia para algo que preciso fazer ou lembrar, eu a anoto em algum lugar. Não confio no meu cérebro para reter tudo, então tenho uma espécie de “reação alérgica” a deixar as coisas apenas na minha cabeça. Anotar é o primeiro passo para o alívio.
David Allen enfatiza que grande parte do nosso estresse vem da falta de um sistema centralizado e confiável.
Mesmo que usemos listas de tarefas, muitas vezes não as usamos para 100% dos nossos compromissos.
O GTD sugere capturar absolutamente tudo – desde comprar um presente de aniversário para a mãe até redefinir um site – em um sistema externo, seja um aplicativo, um bloco de notas ou qualquer outra ferramenta de sua escolha.
Com 100% de cobertura, você passa a confiar no seu sistema, liberando sua mente para pensar de forma mais criativa e estratégica.
2. Clarificar
A procrastinação e a falta de produtividade muitas vezes resultam da ausência de um próximo passo claramente definido.
Somos notavelmente ruins em clarificar o que cada item da nossa lista de tarefas realmente significa. Por exemplo, ter “Redesenhar site” na lista é muito vago. O que isso significa?
A ideia de Clarificar é transformar esses itens em ações concretas.
“Redesenhar site” pode se desdobrar em: “Desenvolver mood board no Pinterest com inspirações de design” e “Criar mock-up no Sketch mostrando a estrutura do site”.
São ações muito específicas que permitem avançar no projeto, sem a paralisia da incerteza.
Após capturar tudo, o segundo passo é clarificar, garantindo que tenhamos uma próxima ação definida para cada item.
3. Organizar
Depois de capturar e clarificar, o próximo passo é colocar as coisas no lugar certo.
Se você tem materiais de referência para um e-mail, guarde-os na pasta correta. Os itens da sua lista de tarefas devem ser organizados em projetos e áreas, e então priorizados por prazos e relevância.
Adicionar metadados, como data de vencimento, pessoas envolvidas e prazos, ajuda a manter todo o sistema organizado e funcional.
Pode levar um pouco mais de tempo inicialmente, mas garante que você saiba exatamente onde encontrar o que precisa e qual a próxima ação a tomar.
4. Refletir
O passo da Reflexão, ou Revisão, envolve a realização de revisões periódicas – semanais, mensais, etc.
É o momento de olhar para o sistema, avaliar o que foi feito, o que precisa ser ajustado e planejar os próximos passos. A revisão regular mantém o sistema atualizado, relevante e confiável, evitando que ele se torne obsoleto ou que você perca a fé nele.
5. Engajar
Finalmente, o Engajar é o ato de, de fato, fazer as coisas.
Com um sistema 100% coberto e bem organizado, onde nenhuma informação crucial está mais na sua cabeça, você pode escolher com clareza as ações que o tornarão mais eficaz e o aproximarão dos seus objetivos.
Não há mais a ansiedade de esquecer algo, apenas a confiança de que tudo está no lugar certo e você está agindo no que importa.
Sua Tarefa para o Alívio Imediato
Descobrir o GTD foi a maior mudança na minha produtividade. Lembro-me de ter lido o livro pela primeira vez e percebido o quanto havia perdido ao não tê-lo feito antes.
Todos que conheço e se interessam por produtividade também defendem o GTD, porque ele realmente é a “bíblia”.
Como um ponto de ação imediato, sugiro que você pegue um pedaço de papel, abra um aplicativo de notas ou sua ferramenta de lista de tarefas e anote absolutamente TUDO o que está na sua mente.
Pode ser desde “encontrar móveis para a varanda” até “comprar flores para a mãe” ou “enviar cartão de agradecimento para um amigo”. A maioria das pessoas normais terá entre 30 e 100 itens.
Mesmo quem é obcecado por capturar, como eu, ainda encontra “ciclos abertos” que estavam pesando na mente.
Assim que você transfere tudo para um sistema externo, sentirá um alívio imenso. Essa é a sua tarefa: Capture cada pensamento e compromisso que está na sua mente agora, coloque-o em um sistema de gerenciamento de tarefas ou aplicativo de notas de sua escolha.
Não importa qual, prometo que você sentirá um grande alívio.
