Domine a Gestão do Tempo: 4 Estratégias Poderosas para Multiplicar Sua Produtividade

Bem-vindo ao nosso guia de hoje sobre como dominar a arte da gestão do tempo.

A verdade é que o dia sempre terá 24 horas, e a maioria das pessoas que não consegue atingir seus objetivos, que sente o negócio estagnado, ou que vive estressado, frequentemente usa a mesma desculpa: “Não tenho tempo suficiente”.

“Ah, se eu tivesse mais tempo, seria um milionário!”, ou “Se eu tivesse mais tempo, teria um relacionamento melhor com minha família!”.

Na realidade, o que percebo é que, na maioria das vezes, essas pessoas são simplesmente péssimas em gerenciar o tempo.

E eu mesmo fui assim por um longo período, até trabalhar em uma empresa onde nos obrigavam a trazer um agendador com blocos de 15 minutos, das 7h às 20h. Éramos forçados a planejar cada quarto de hora do nosso dia.

O mais louco é que, ao fazer isso, você descobre que tem muito mais tempo do que imagina e que, por outro lado, desperdiça muito mais tempo do que pensa.

Se você deseja mais da sua vida – seja pessoal, profissional, emocional ou espiritual –, precisa ser melhor com seu tempo.

Você nunca terá mais de 24 horas em um dia. A questão é: o que fazemos com o tempo que temos e como podemos ser mais produtivos a cada minuto?

Vamos mergulhar em quatro estratégias essenciais. Algumas delas talvez você já tenha ouvido, mas a primeira é uma das minhas favoritas.

1. Domine Sua Lista de Tarefas (To-Do List)

Alguns de vocês são ótimos com suas listas de tarefas, criando documentos imensos, até codificados por cores. Outros nem fazem uma lista, tentando manter tudo na cabeça e acabando estressados.

Aqui está o que eu recomendo, algo que comecei há cerca de oito ou nove anos e que me ajudou imensamente.

A técnica:

Acorde de manhã e faça um “brain dump” – descarregue tudo o que precisa fazer em um pedaço de papel. Pode ser para hoje, para amanhã, ou para o futuro. Tire tudo da sua cabeça até que ela se esvazie.

Em seguida, feche os olhos por 10 minutos com a caneta e um novo pedaço de papel na mão. Isso é algo que criei anos atrás.

Percebi que, quando tentava meditar, todas as ideias ou tarefas que precisava fazer vinham à mente. Então, decidi usar isso a meu favor.

Sempre que uma ideia ou um item da lista de tarefas surgia, algo que eu tinha esquecido – “Ah, devo fazer isso hoje”, “Esqueci de ligar para tal pessoa” –, eu anotava com os olhos fechados. Pode ficar um pouco bagunçado, mas não tem problema.

O interessante é que, após uns 5 ou 7 minutos, não surgem muitos mais pensamentos. É como se seu cérebro se esvaziasse no papel, e você tem uma das melhores meditações da sua vida.

Depois, olhe para aquele papel bagunçado, para a lista de tarefas que você já tinha e adicione tudo o que surgiu na sua cabeça.

O próximo passo é muito simples: priorize. Muitas vezes, queremos apenas marcar itens como feitos, mas a maioria das coisas na lista não mudará sua vida.

A priorização eficaz:

Circule o número um, o número dois e o número três. Depois, vá a uma papelaria e compre fichas pautadas (aquelas brancas 3×5, ou coloridas se preferir).

Escreva o item número um em uma ficha, o número dois em outra, e o número três em uma terceira. Guarde-as no bolso de trás e leve-as consigo para todos os lugares hoje. Deixe sua lista de tarefas completa em casa.

Não estou dizendo que os outros itens não são importantes, mas eles não importam tanto quanto os três primeiros. Preocupe-se com o resto depois. Se fosse urgente e importante, estaria entre os três primeiros.

Você não está tentando ser ocupado, está tentando ser produtivo.

Já teve um dia em que trabalhou sem parar e, ao final, sentiu que não realizou nada? Provavelmente, foi porque você estava ocupado, não produtivo.

Como ser produtivo? Marque os itens mais importantes da sua lista. Concentre-se nessas fichas. É assim que você garante que as coisas mais importantes sejam feitas todos os dias.

Outro ponto importante é melhorar a sua capacidade de dizer “não”.

Muitas pessoas precisam estabelecer limites consigo mesmas e com os outros, dizendo “não” com mais frequência e mantendo o foco nas suas prioridades máximas.

2. Domine Sua Agenda

A segunda estratégia é dominar sua agenda. Se você não é bom com sua organização de tempo, recomendo comprar uma agenda física para escrever.

Se preferir usar o celular, tudo bem, mas percebo que, ao escrever, você se torna muito mais consciente do seu tempo, da sua produtividade e também de como está desperdiçando tempo.

Primeiro, vamos trabalhar com o bloqueio de tempo (time blocking). Em seguida, com o agrupamento de tarefas (batching).

Bloqueio de Tempo:

Toda manhã, reserve 5 minutos. Esse processo todo que estou ensinando leva de 15 a 20 minutos no total.

Bloqueie todas as coisas inegociáveis: reuniões, compromissos, chamadas de vendas agendadas com clientes, o jogo de beisebol do seu filho, buscar seu filho na escola.

Coloque tudo aquilo que são as “pedras grandes” – as coisas que não podem ser movidas no seu dia.

Depois, olhe o que mais você tem para fazer e adicione tudo o que precisa ser feito: comer, malhar, planejar, colocar o papo em dia com um amigo. São coisas que você quer fazer hoje, mas que não precisam de um horário exato.

Por exemplo, hoje de manhã, tive uma reunião de equipe às 9h (inamovível), meu personal trainer em casa às 10h10 (inamovível), tinha que estar no estúdio às 14h para gravar (inamovível), e uma ligação com meu diretor de operações às 16h30 (inamovível).

Depois, organizei as coisas “móveis”: banho, refeições, planejamento dos conteúdos que vou gravar, deslocamento para o estúdio. Coloquei tudo isso na minha agenda depois de encaixar as “pedras grandes”.

Agrupamento de Tarefas (Batching):

Tente ser o mais eficiente possível ao fazer as coisas. Isso significa agrupar suas tarefas.

Olhe ao longo da semana: há algo que você está fazendo desnecessariamente em dias diferentes (ex: terça e quinta) que poderia ser feito tudo na terça? Ou algo que faz segunda, quarta e sexta que poderia ser feito tudo na segunda?

Por exemplo, hoje de manhã, planejei quatro conteúdos e vou gravá-los todos aqui no estúdio.

Normalmente, planejo dois, gravo dois, e no dia seguinte, planejo mais dois e gravo mais dois. Mas esta semana estou muito ocupado, e a segunda metade da semana será intensa. Então, decidi fazer tudo de uma vez.

Em vez de fazer um por dia, quando comecei, eu costumava planejar na noite anterior e gravar. Isso não é eficiente.

Por que não fazer tudo de uma vez e focar em outras coisas no resto da semana? Se sua mente já está no ritmo de fazer algo, por que não aproveitar esse fluxo e continuar?

3. A Técnica Pomodoro para o Foco Total

A terceira estratégia, e provavelmente minha favorita para produtividade, é a Técnica Pomodoro.

Já falei sobre isso muitas vezes. Não encontrei nada que me ajude a ser mais eficiente e eficaz com meu tempo do que o Pomodoro.

Consiste em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. É onde você começa.

Durante os 25 minutos, você faz uma coisa, e uma coisa só. Eu coloco meus fones de ouvido, pego um café ou um chá, coloco a mesma música (uma que me ajuda a concentrar, sem letras), ligo meu timer e começo. Nada mais no mundo existe.

Alguns de vocês perceberão que 25 minutos fazendo uma coisa e uma coisa só é uma luta.

O foco talvez não seja um músculo forte para você agora. Mas com a prática, você chegará aos 25 minutos, depois pode ir para 30, 40, 45 minutos.

Eu começo com 25 minutos de trabalho e 5 de descanso, e hoje estou em 45 minutos de trabalho e 15 minutos de descanso, alternando entre as tarefas.

A ideia é realizar uma única tarefa por vez.

Há inúmeros estudos que mostram que a multitarefa leva a problemas significativos de produtividade.

Você pode pensar: “Estou fazendo tanta coisa ao mesmo tempo!”, mas não está, e isso está te prejudicando muito.

A multitarefa resulta em “custos de mudança de tarefa” significativos, ou seja, despesas cognitivas e de tempo ao mudar de uma tarefa para outra.

Pesquisas indicam que a multitarefa pode reduzir a produtividade em até 40%.

A ineficiência ocorre porque o cérebro precisa se reorientar para cada nova tarefa que você lhe dá, o que pode levar de 5 a 20 minutos. Leva mais tempo e energia do que focar em uma única tarefa do início ao fim.

O conceito de “trabalho profundo” explora essa ideia: ter um tempo sagrado onde você se concentra apenas em realizar um trabalho de alta concentração.

Reserve um bloco de duas horas e diga: “Este é meu tempo de trabalho profundo, e não farei mais nada além disso”.

Use a Técnica Pomodoro e trabalhe no seu foco. À medida que você melhorar, seu foco crescerá.

4. Avaliações Semanais Consigo Mesmo

A quarta estratégia é fazer avaliações semanais consigo mesmo.

O que está funcionando? O que não está funcionando?

Eu faço uma avaliação semanal de cada parte do meu negócio com minha equipe. Olhamos os resultados dos últimos 7, 30 e 90 dias. O que está funcionando agora? O que não está?

Você deve fazer o mesmo por si. Isso lhe dá uma oportunidade de 10 minutos para encontrar as pequenas mudanças que precisa fazer a cada semana, que causarão melhorias massivas ao longo do tempo.

Você pode usar uma técnica que faço há anos: Parar, Começar, Continuar.

• O que preciso parar de fazer?
• O que preciso começar a fazer?
• O que preciso continuar fazendo?

No meu encontro de domingo comigo mesmo, olho para a semana que passou e para a semana que se inicia.

Olho para a semana anterior e me pergunto: “O que preciso parar de fazer? O que preciso começar a fazer? O que preciso continuar fazendo?”.

Recomendo que você faça isso todo domingo ou toda segunda-feira de manhã.

Eu prometo: se você implementar isso na sua vida, esta reunião de 10 a 15 minutos consigo mesmo, se levada como um ritual sagrado, pode absolutamente transformar sua vida.

Permite que você comece a focar nas pequenas coisas que tem feito e não deveria mais, ou naquelas que deveria intensificar.

Abre espaço para novas ideias de como pode ajudar a si mesmo, sua família, seu negócio. Você verá grandes mudanças em si mesmo ao fazer uma simples avaliação semanal.

Pergunte-se:

• O que está funcionando?
• O que não está funcionando?
• O que preciso parar de fazer?
• O que preciso começar a fazer?
• O que preciso continuar fazendo?

Olhe para a semana passada, dê a si mesmo uma nota e identifique o que fez bem e o que pode melhorar.

Depois, olhe para a semana à frente e faça esses pequenos ajustes incrementais para ter um ótimo dia todos os dias.

Para o dia a dia, basta uma checagem de 5 minutos consigo mesmo todas as manhãs.

“Este é o meu plano. É isso que eu tenho.”

Se quiser fazer a “meditação da lista de tarefas”, faça. Planeje sua agenda como foi explicado. E então, agrupe suas tarefas e simplesmente aja.

Muitas vezes, as pessoas não agem porque não sabem qual a melhor ação a tomar.

Se você já planejou, não exige muito pensamento. Basta fazer.

Essas são as quatro estratégias para te ajudar na sua gestão do tempo. Espero que elas o ajudem a ter um dia incrível!