Seu Sonho Não Está no Calendário? Ele Provavelmente Nunca Será Realizado!
Você, sem dúvida, tem grandes sonhos, metas de vida ambiciosas e objetivos que deseja conquistar.
Mas se você está há muito tempo tentando realizar aquele sonho e ele nunca se concretiza, tenho um aviso importante: se o seu sonho não está no seu calendário, ele provavelmente nunca será alcançado.
O calendário é uma das ferramentas de produtividade mais poderosas que existem. No entanto, muitas vezes não aproveitamos todo o seu potencial.
O calendário é simples, pode ser gratuito e é extremamente eficiente. Um calendário bem utilizado pode transformar um homem desleixado em alguém pontual, organizado e altamente produtivo.
E o mais importante: ele pode tornar realidade aquele sonho que já está há muito tempo apenas em sua cabeça.
Para que tudo isso aconteça, você precisa usar o calendário do jeito certo. E esse jeito certo envolve três passos fundamentais:
- Adaptar o uso do calendário à sua rotina específica.
- Criar um sistema confiável com eventos e informações importantes.
- Automatizar tudo para receber a informação certa no momento certo.
Vamos detalhar cada um desses passos.
Mas antes, um aviso: todas as funcionalidades que veremos aqui podem ser encontradas em praticamente qualquer aplicativo de calendário digital (Google, Apple, Microsoft, e aplicativos pagos).
Qualquer um que ofereça múltiplos calendários, eventos recorrentes e alertas funcionará. A única coisa que não vai funcionar é o calendário de papel, e você entenderá o porquê em breve.
1. Seu Calendário Deve se Adaptar à Sua Vida, e Não o Contrário
O primeiro passo para usar o calendário da maneira mais produtiva possível é adaptar seu uso à sua rotina específica.
Existem muitas “regras” na internet sobre como usar o calendário, com muitas sugestões sobre o que fazer e o que não fazer.
Algumas pessoas dizem que apenas compromissos com data e hora exatas devem ir para o calendário, enquanto todas as outras tarefas devem ir para uma lista de afazeres.
Outros defendem que você deve programar todo o seu dia no calendário, inclusive os momentos de descanso, para ter uma visão do equilíbrio geral da sua vida.
A verdade é que não existe uma regra única que funcione para todos. A rotina de cada um é diferente.
Imagine um médico que trabalha em um consultório alguns dias da semana e em hospitais em outros.
Ele terá necessidades completamente diferentes de um lojista que tem uma rotina diária com horários fixos para entrar, sair e almoçar.
Por isso, o primeiro passo é garantir que seu calendário se adapte à sua vida.
Para isso, você deve se perguntar: “Meu calendário está cumprindo a função básica de me ajudar a estar onde devo estar, no momento em que devo estar?”.
Se você tem uma rotina super simples, pode até tentar guardar as informações na cabeça, mas para a maioria das pessoas, isso é praticamente impossível e certamente improdutivo.
Escolha um aplicativo de calendário e posicione-o em um local de destaque, fácil de visualizar.
Adicione atalhos para ele na tela inicial do seu celular, no computador de trabalho, no seu tablet, ou em qualquer outro dispositivo que você use.
Não costumamos fazer recomendações de aplicativos específicos porque não existe um “melhor” ou “pior”; você deve experimentar até encontrar aquele que mais lhe agrada. Praticamente todos os aplicativos de calendário têm as mesmas funções básicas.
Depois de escolher seu aplicativo, adapte-o à sua rotina criando vários calendários ou agendas diferentes, cada um para uma área da sua vida.
Você pode configurar para que cada um desses calendários tenha uma cor diferente. Por exemplo, um calendário para compromissos profissionais, outro para objetivos pessoais, um para estudos, talvez um para contas e investimentos, outro para aniversários, e assim por diante.
Isso dependerá de quantas responsabilidades você tem em sua vida.
O motivo para dividir seus compromissos em vários calendários é ter uma melhor organização visual (já que cada calendário terá uma cor diferente) e também para poder focar em apenas uma área quando for necessário.
Além disso, você pode definir notificações diferentes para cada calendário, o que torna o sistema muito mais flexível.
Por exemplo, você pode configurar seu calendário de compromissos profissionais para enviar notificações importantes para seu celular, mas definir que o calendário de aniversários não precisa enviar nenhuma notificação.
Com o tempo, você adaptará o uso para sua rotina.
O mais importante neste primeiro passo é que esses calendários estejam prontos para funcionar como uma fonte confiável para você saber quais são seus próximos eventos.
2. Transforme Seu Calendário em um Sistema Confiável
Depois de configurar seu calendário de acordo com sua rotina específica, o segundo passo é transformá-lo em um sistema confiável.
Se você acordar, pegar seu celular e abrir o aplicativo de calendário, precisa ter certeza de que ali estão registrados todos os compromissos importantes para aquele dia. Isso é ter um sistema confiável.
Para que isso aconteça, deve ser muito fácil adicionar informações ao seu calendário.
Se for muito complicado (abrir o aplicativo, inserir o evento, ajustar os lembretes, etc.), com o tempo você começará a deixar lacunas, e ele não será mais um sistema confiável.
Uma maneira de resolver isso é configurando atalhos.
Você pode usar assistentes de voz, ou aprender a usar a linguagem natural para inserir eventos. No mundo da produtividade, isso é chamado de “captura rápida”: o jeito mais fácil possível para você adicionar uma informação ao sistema.
Alguns aplicativos de calendário oferecem integração com outros sistemas. Explore as possibilidades para tornar a captura ainda mais simples.
Por exemplo, você pode enviar um e-mail para adicionar um compromisso, usar extensões do navegador ou integrar o aplicativo de calendário a um aplicativo que você usa para reuniões a distância.
Tudo o que tornar seu sistema mais confiável e fácil de ser alimentado vale a pena ser explorado, mesmo que seja apenas para testar e depois descartar. Cada pequeno ganho de alguns segundos é válido, pois ao longo dos anos, pode somar um ganho considerável.
Mas, além de simplesmente cadastrar o evento, aproveite o campo de descrição para colocar outras informações importantes sobre ele.
Por exemplo, se você vai a um congresso, não insira apenas o dia, a hora e o nome do evento.
Aproveite para copiar e colar ali mais detalhes sobre a programação, o nome dos palestrantes, o local, ou qualquer outra informação relevante.
Assim, você não precisa sair e buscar em seu e-mail ou em outros lugares da web para ter acesso às informações no dia do evento. Deixe tudo ali, dentro do próprio calendário, para facilitar sua vida.
E se você está em dúvida sobre o que deve ou não ir para o seu calendário, aqui vão algumas dicas:
- Eventos com dia e hora certos: Estes são os mais óbvios e obrigatórios: consultas médicas, reuniões de trabalho, compromissos assumidos, etc.
-
Tarefas que você nunca encontra tempo para fazer: Se você tem um sonho, como iniciar seu próprio negócio ou ter uma fonte de renda extra, sabe que há muitos passos de preparação.
É crucial bloquear períodos em seu dia para se dedicar a esses sonhos, mesmo que sejam coisas que não têm hora ou dia exato para acontecer. A verdade é que elas nunca acontecerão se você não dedicar tempo a elas.
Se você realmente quer transformar sonhos em realidade, reserve um tempo em seu calendário – isso pode ser o diferencial.
Se precisa emagrecer e não está conseguindo, reserve um tempo para aprender sobre alimentação saudável ou como cozinhar de forma diferente.
Se quer aprender algo novo e não tem tempo, coloque um bloco de tempo em seu calendário para estudar de forma eficiente.
Se quer prosperar financeiramente com investimentos, reserve um tempo para aprender como isso funciona e criar uma estratégia segura.
Para tudo isso, você precisa separar tempo em seu calendário. Se você quer fazer algo, mas não encontra tempo, é porque precisa gerenciar seu tempo para fazer essas coisas.
Se você dedica tempo apenas para os outros e não reserva nenhum tempo para si mesmo, terá que se contentar com as “migalhas” do tempo que sobra.
3. Automatize Seu Calendário para Receber a Informação Certa no Momento Certo
O terceiro e último passo para você dominar seu calendário é utilizar as automatizações para receber as informações na hora que precisa delas.
Essa é a grande vantagem de usar calendários digitais.
Se você tem uma consulta no psicólogo toda segunda-feira às 10 horas, basta cadastrar este evento recorrente uma única vez, e toda semana seu calendário o lembrará do compromisso.
Você pode receber um e-mail, ter um alerta diário em seu celular logo no começo do dia, lembrando-o de olhar para o calendário. Esse alerta pode ser útil, pelo menos até que isso se torne um hábito, uma parte do seu ritual matinal.
É importante ter clareza, logo pela manhã, sobre quais são os eventos mais importantes daquele dia.
Mas ainda assim, você precisa ser alertado sobre os eventos quando eles estiverem perto de acontecer.
Por isso, sempre que cadastrar um evento importante, lembre-se de adicionar uma ou mais notificações para lembrá-lo com antecedência.
Por exemplo, se você tem uma entrevista de emprego na terça-feira às 15 horas, pode querer ser lembrado no dia anterior para se preparar, escolher a roupa e verificar como chegar ao local.
E pode querer ser lembrado também no dia da entrevista, uma hora antes, para sair de casa tranquilamente e chegar pontualmente.
Não existe uma regra única para o tempo de antecedência das notificações. Tudo dependerá do tipo de evento, do local onde você mora e de suas necessidades pessoais.
Apenas seja realista, porque geralmente fazemos estimativas muito otimistas em relação ao nosso próprio tempo.
Por exemplo, achamos que dá para chegar a um determinado ponto da cidade em 20 minutos, mas na prática, acabamos demorando meia hora ou até uma hora, dependendo do trânsito.
Por isso, especialmente em compromissos que envolvem outras pessoas, seja realista em suas estimativas de tempo.
Chegar no horário marcado é um sinal de respeito com o tempo dos outros e causa uma excelente impressão de que você é um homem organizado e comprometido.
E mesmo que você chegue antes da hora, poderá aproveitar esse tempo extra para se preparar para o compromisso ou realizar outras tarefas simples em seu celular enquanto aguarda.
Considere também os eventos para os quais você precisa se preparar com mais antecedência.
Por exemplo, se você tem um aniversário para ir no sábado, pode querer receber uma notificação na segunda-feira para comprar o presente pela internet, garantindo que ele chegue em sua casa antes da festa.
Isso é usar as automatizações de uma maneira inteligente para ter sempre a informação certa no momento certo em que você precisa dela.
Conclusão
Esses são os três passos que você precisa dar para usar uma das ferramentas de produtividade mais eficientes que existem:
- Configure o calendário de acordo com suas necessidades específicas.
- Transforme esse calendário em um sistema confiável com eventos e informações importantes.
- Use as notificações para receber a informação certa no momento certo.
Ao seguir esses três passos, você passará a enxergar o calendário não como um mero instrumento de trabalho cheio de compromissos e tarefas, mas sim como um verdadeiro guia.
Ele lhe mostra, de um jeito bem visual, como está o seu balanço entre trabalho, estudo, lazer e, principalmente, quanto tempo você está dedicando para aqueles velhos sonhos que nunca se transformavam em realidade.
O calendário é uma peça importante para qualquer sistema de gerenciamento de tempo eficaz.
Ele é uma peça essencial, mas para um sistema completo de gerenciamento de tempo e produtividade, você precisa encaixar o calendário em outras peças especiais.
